About Magnus Vøllo

Magnus Vøllo er utdannet statsviter fra Lunds Universitet i Sverige og har studert offentlig forvaltning i Utrecht i Nederland. De siste fire årene har Magnus vært med å starte en ny videregående skole i Fredrikstad, der han har jobbet som administrasjonsleder.

Posts by Magnus Vøllo:

Meningsfull fritid med hjerte og hjerne!

/ / , , , / 0 comments

Meningsfull fritid med hjerte og hjerne!

Ønsker du å ha en meningsfull fritidsaktivitet samtidig som du lærer mye fra andre med høy kompetanse innen sitt felt? Da er Prosperastiftelsen noe for deg. Vi og våre mer enn 1000 frivillige konsulenter i Norges mest meningsfylte konsulentselskap hjelper ideelle organisasjoner og sosiale entreprenører til å lykkes.

Prospera er et nettverk av privatpersoner som deler sin kompetanse til gode formål. Vi setter sammen team som sammen løser en konkret strategisk eller operativ utfordring for en utvalgt organisasjon. Prosjektet varer i tre måneder og din frivillige innsats er maksimalt fem timer i uka på kveldstid.

Høres dette spennende ut, meld deg inn i nettverket i dag!

De siste årene har vi gjennomført mer enn to hundre prosjekter for ideelle organisasjoner i hele landet. I 2021 vil vi gjennomføre 60 prosjekter. Ta gjerne en titt på noen av prosjektene vi gjennomfører.

Vi hjelper alt fra store nasjonale til mindre lokale organisasjoner innen forretningsutvikling, økonomi, organisasjonsutvikling, tjenestedesign, kommunikasjon / markedsføring, juss og evaluering av effekt av innsatser.

Deltagelse i nettverket vil gi deg:

  • Mulighet til å bidra med ditt hjerte og hjerne for å skape samfunnsnytte
  • Du blir kjent med sosiale entreprenører som bidrar til et mer bærekraftig samfunn
  • Du blir del av et spennende og allsidig nettverk med over 1000 konsulenter fra ledende selskaper, offentlig sektor og organisasjoner
  • Du lærer nye metoder og verktøy gjennom tverrfaglige prosjekter
  • Du blir del av et tverrfaglige team spesifikt satt sammen til oppgaven som skal løses
  • Tidsbegrenset innsats. Våre prosjekter holdes alltid innenfor avtalt tid, maksimalt 60 timer og tre måneder
  • Gjennom et prosjekt får du god støtte fra Prosperas administrasjon som på forhånd har kvalitetssikret organisasjon og definert prosjektets mål og omfang
  • Fleksibilitet. Prosjekter gjennomføres både i fysiske og digitale møteplasser

Nå trenger frivillige organisasjoner din kompetanse. Meld deg inn i nettverket i dag!

 
Veikart for inkluderende idrett

/ / 0 comments

Veikart for inkluderende idrett

Dette veikartet er for deg som vil utvikle et inkluderende idrettstilbud. Veikartet har tre deler: hvordan komme i gang, underveis og etterarbeid. Veikartet gir deg en oversikt over utfordringer, muligheter og punkter som begeistrer. Du finner konkrete tips, råd og verktøy knyttet til hvert av stegene i veikartet.

  • Hvordan komme i gang
    1. Motivasjon
    2. Forankring internt i klubben
    3. Aktivitet og budsjett
    4. Forankring i lokalmiljø
    5. Finansiering
    6. Lokale samarbeidspartnere
    7. Frivillige
  • Underveis
    1. Rekruttering
    2. Tilbud og deltakelse
    3. Kontinuitet
    4. Ressurser
  • Etterarbeid
    1. Evaluering
    2. Læringspunkter

Om veikartet

Veikartet er satt opp slik at det skal være oversiktlig og lett å finne frem for de som ønsker å jobbe med inkludering og unge.

Det er tre markeringer i veikartet: 

  • Muligheter 
  • Utfordringer 
  • Punkter som begestrer  

Disse trekker frem områder som man på forskjellig vis bør være oppmerksom på, både fordi de representerer potensielle fallgruver og hinder (utfordringer) eller fordi det er punkter som skaper og driver tiltaket fremover (muligheter og punkter som begeistrer).

Veikartet er utviklet av et frivillig Prospera team høsten 2020. Teamet har bestått av Terese Baadsvik, Ellen Lühr, Tina Steene, Thomas Lahntaler, Trine Lise-Lyng.

Rådene og tipsene i veikartet er basert på erfaringer fra: Løkkis (Kirkens Bymisjon, Moss), Lørenskog IF, Brodd FK, Lisleby FK, Tøyen Sportsklubb og Aktive Lokalsamfunn (Viken Idrettskrets). Veikartet for inkluderende idrettslag er utviklet med støtte fra Gjensidigestiftelsen.

Hvordan komme i gang?

Klikk på bildene for å forstørre.

1. Movtivasjon

Skape et bevisst forhold til hva dere ønsker å oppnå og hvorfor

  • Grunnleggende for videre innsalg, både internt og eksternt
  • Grunnleggende for hvordan drive inkludering; definere aktivitet(er), finansiering, rekruttering til andre aktiviteter.

3 motivasjonskategorier

  • Målgruppen – Hva ønsker en å oppnå for målgruppen? 
    • Eksempel: Trygghet, integrering, aktivitet/fysisk fostring, positiv samlingsplass
  • Klubben – Hva ønsker klubben å oppnå?
    • Eksempel: Omdømme, økt medlemskap, økt rekruttering inn mot andre tilbudte aktiviteter
  • Nærmiljø/område – Hva ønsker en å oppnå for nærmiljøet?
    • Eksempel: bedret omdømme, positiv aktivitet i nærmiljøet

Jo flere en kan svare på, med tanke på motivasjon for målgruppen, klubben og nærmiljøet, jo større sannsynlighet for suksess.

Relevante verktøy

Slik lager du Value Proposition Canvas

Slik lager man visjon, misjon og verdier

2. Forankring internt i klubben

Suksessfaktor å starte opp med inkluderingsaktivitet er intern forankring i klubben på at:

  • Integrering er noe klubben ønsker å jobbe aktivt med
  • Integreringstiltak har en annen kostnadsprofil og er mer ressurskrevende enn andre aktiviteter
  • Klubben er villig til å tenke utenfor boksen i henhold til hva som må tilbys for suksessfull integrering

Ved arbeid med intern forankring:

  • Sikre at klubben også har en motivasjon for å drive med integrering
  • Backup og støtte ved gjennomføring
  • Sikre at eget identitet som tiltak opprettholdes (Motivasjon for målgruppen)

Forankringen er særlig viktig i de tilfellene inkluderingsaktivitet startes opp som en del av ordinær drift av klubben. For å redusere konkurranseperspektiv mellom aktiviteter og skape bredde og mulighet til å rekruttering inn i andre aktiviteter.

3. Aktivitet og budsjett

Bestem tiltaket basert på eget kunnskap og muligheter eller klubben som tiltaket er tilknyttet til.

  • Begynn med en aktivitet og stabilisere tilbudet før nye aktiviteter blir introdusert eller testet.
  • Tenk over variasjoner innenfor den aktiviteten (f.eks. turneringer osv.) for å skape avveksling.

Reflekter over prioritering av forskjellige områder som kan være utfordrende på ressursbruk:

  • Mat – Det å kunne tilby mat til barn av lav-inntektsfamilier og minoritetsungdom gjør at terskelen for å bli med er lavere, men krever mye ekstra, både på pengebruk og tid/ansvar.
  • Logistikk – Mange faller av når aktiviteten krever oppmøte andre steder enn i lokalmiljøet. Det å ha en plan for logistikk skaper større engasjement og trygghet. Målet burde være å ikke gjør logistikk rundt tiltaket altfor sårbart.
  • Utstyr – Tenk på utstyr langsiktig i planleggingen, men må ikke nødvendigvis ha høyeste prioritet

Få frivillige eksperter til å se på budsjettering og prioritering for å sikre realisering.

Relevante verktøy:

Slik analyserer du om utgifter og inntekter er i balanse

Slik lager man et business case

4. Forankring i lokalmiljø

Viktig å ha godt samarbeid med lokalsamfunnet for å skape blest, begeistring og oppslutning for tiltaket.

Utvikle en enkel kommunikasjonsstrategi:

  • Hva er tiltaket og budskapet?
  • Hvem er målgruppen(e)?
  • Lokalmiljø, foreldre, barn
  • Hvilke kanaler kan de kommunisere gjennom?
  • Forskjellige kanaler for forskjellige målgrupper?
  • Er det behov for å kommunisere på forskjellige språk?

Vurder andre tiltak som kan skape begeistring slik som markedsdag, loddsalg mm.

Relevante verktøy

Slik lager du en interessentanalyse

5. Finansiering

Det er mange stiftelser, organisasjoner og banker som finansierer tiltak basert på søknader, i tillegg til at samarbeid med Bufdir og kommunen kan være nyttig for gjennomføring.

  • Eksempel:
    • Banker og stiftelser for utstyr og stillinger 
    • Bufdir/kommune for stilling og drift
  • Hvordan søke:
    • Sikre at motivasjonsfaktorene for tiltaket matcher tildelingskriterier
    • Sette seg inn i kommunale planer og mål, vinkle søknad til å matche de kommunale planene 
    • Svar på et problem, vis at man er supplerende
  • Andre ting:
    • Samarbeid med politiet for å vise behov
    • Idrettskretsen gir støtte, men for at barna skal være forsikret må årskontigenten på 100 kr være dekket

Relevante verktøy:

Slik jobber du med partner/sponsorstrategi

Slik lager du en salgspresentasjon

Slik finner du ideer til inntektskilder

6. Lokale samarbeidspartnere

  • Viktig å få forankret lokale samarbeidspartnere for å:
    • Skape kommunikasjonskanaler for markedsføring og legitimering av aktivitet/tilbud
    • Skape tilgang til lokaler (lokasjon og tid)
    • Skape tilgang til utstyr
  • Eksempel: 
    • Samarbeid med skolen, fritidsklubb, bibliotek
    • Skoler vil ofte kunne stille med lokaler og kan spre informasjon til alle foreldre 
    • Samarbeid med “Bua” for å koordinere aktiviteter og (lån av) utstyr
    • Samarbeid med kommunen for finansiering og dialog med kommunens folkehelse koordinator, SLT (idrett og fritid)
  • For å forankre lokale samarbeidspartnere så er det viktig at motivasjonsfaktorene for lokalmiljø og målgruppen er godt definert og kommuniserbart. Og at lokalmiljøet er positivt innstilt. 

Relevante verktøy:

Slik jobber du med partner/sponsorstrategi

Slik lager du en interessentanalyse

7. Frivillige

  • Stabilitet i aktivitetsledere er en viktig suksessfaktor for å etablere trygge aktivitetsrom for deltakerne
  • Tiltak for å sikre gode og stabile frivillige på lang sikt:
    • Oppstartsmøte med grunnleggende opplæring av frivillige
    • Gi et symbolsk honorar som forplikter og anerkjenner
    • Lage en årsplan for oppfølging og videreutvikling av frivillige
      • Eksempel: kurs i samtale med barn, hvordan bygge tillit og trygghet, hvordan lede samt praktiske kurs for gjennomføring av tiltak og sosiale samlingspunkter
      • Tips: finn samarbeidspartnere som kan bidra til kurs, f.eks Redd Barna, Røde Kors mm
  • Hvordan rekruttere:
    • Rekruttere tidligere deltagere, direkte forespørsel i eget og klubbens nettverk, frivillig.no

Relevante verktøy:

Veileder for flere seniorer i frivilligheten

Slik får du flere frivillige

Underveis

Klikk på bildene for å forstørre

1. Rekruttering

  • Hvem?
    • Skolen, barnehagen, fritidsklubben, helsestasjonen, familiekontakten, flyktningkonsulent osv kan brukes for å spre informasjon.
    • Noen idrettslag har trenere som også jobber som assistenter på skolen eller klubben – det er folk som foreldrene allerede kjenner. For eldre unge er sosiale kanaler egnet til rekruttering.
    • Sentrale, lokale ledere innen miljøene kan være viktige for rekruttering. De har innpass og kan spre kunnskap om hva tiltakene inneholder og gi tilbudene godt omdømme. Det kan være religiøse – eller sosiale ledere 
    • De som jobber oppsøkende i kommunen kommer i kontakt med barn og unge som kan trenge et organisert tilbud. Disse teamene bør ha kunnskap om hva frivilligheten tilbyr.
    • Mye rekruttering går gjennom “ryktebørsen”. 
  • Hvor?
    • I tillegg til ranselpost, informasjon på foreldremøter  og lokale ambassadører kan man nå ut med informasjon gjennom mer tradisjonelle kanaler: Plakater, sosiale medier eller lokalaviser.
    • Tidspunkt er viktig og man må sikre at tilbudet ikke kolliderer med andre aktiviteter, rutiner og tradisjoner. Sjekk med skolen når det er korpsøving, når er det koranskole, når har speideren sine møter? 
    • Det er lurt å ta utgangspunkt i skoleruta. For de små som går på SFO/AKS kan tilbud legges i den tida.
  • Hvordan?
    • For å forsikre foresatte og barn om at tiltaket passer for barna er det viktig å gjøre dem trygge på innhold, ledelse og økonomi. Barna kan være veldig interesserte, men de voksne kan være skeptiske. 
    • Man kan ha aktiviteter der barn og foresatte kan delta sammen og man kan ønske foresatte velkomne til å være til stede – enten passivt eller som frivillige. Aktivitetene tilpasses brukerne – ønsker, alder og nivå,  også barn med funksjonsbegrensninger.
    • Kvinnelige trener og ledere kan gjøre det enklere å rekruttere jenter.
    • Noen klubber er gratis mens andre har lave medlemskontingenter, andre igjen har stipend man kan søke på.

2. Tilbud og deltakelse

  • Hvilke tiltak bør gjøres overfor nye medlemmer?
    • I oppstarten kan barna få egne nærpersoner som har et spesielt oppfølgingsansvar.
    • For barn kan det være vanskelig å velge en aktivitet, alt virker spennende! For nybegynnerne kan klubbene arrangere en testperiode der barna kan få prøve ulike aktiviteter i korte perioder før de velger en eller to.
  • Hva slags aktiviteter bør tilbys?
    • Snakk med et utvalg av barn om hvilke aktiviteter de kan ønske seg og sett i gang tiltak med lav terskel slik at barn som er motiverte og nysgjerrige bare kan møte opp og prøve seg på aktiviteten. Noen aktiviteter starter nærmest av seg selv, slik som fotball. 
    • Når aktiviteten er i gang må man holde på dialogen med deltakerne og vise fleksibilitet slik at tilbudet treffer målgruppa og fortsetter å være attraktivt. 
    • Tilbudene bør strekke seg over tid for å gi forutsigbarhet. 
    • Mange idrettslag har en hovedaktivitet, for eksempel fotball, og har ikke tradisjon for å tilby annen aktivitet. Da kan man samarbeide med andre foreninger i nærheten for å kunne lede barna til et lag som har tilbud som passer bedre.
    • Tilbud om mat er en vinner. 
    • Tilbud til hele familien som juletrefest er populært og også sykkelturer og tilbud i feriene. 
    • Flere klubber tilbyr et bredt spekter av aktiviteter ut fra barnas ønsker, ikke bare fysiske aktiviteter. Typer aktiviteter som tilbys: Ulike typer ballspill, capoeira, leksehjelp, svømming, dans, akvarellmaling, klatring, trappeløp, tur, street art, ski, yoga, turn, skateing, parcour, spill, sykling og lignende

Relevante verktøy:

Slik gjør du en behovsanalyse

3. Kontinuitet

Hva kan man gjøre for å oppnå kontinuitet?

  • Tilbudet
    • Kort vei til aktivitetene 
    • Aktiviteter som begynner rett etter skoletid, særlig viktig for de små.
    • Matservering
    • Gratis eller billig
    • Få låne eller få utstyr
    • Tilbud ut over trening og kamper – tilbud av mer sosial karakter
  • Deltakelse
    • For veldig fysiske aktiviteter kan kjønnsdelte grupper være lurt
    • Tid til samtaler med deltakerne
    • Man kan arrangere transport eller koordinere slik at flere barn sitter på med en forelder
    • Det er utfordrende å følge opp dem som faller av. De gir ikke beskjed, men bare slutter å komme. Andre deltakere kan ha til oppgave å kontakte dem for å forsøke å få dem tilbake. Frivillige kan også ha den oppgaven. SFO/AKS kan også bidra til å reaktivere barn som har sluttet.
  • Ledere
    • Gi eldre ungdom opplæring til å bli ledere, og benytte dem i aktiviteten
    • Ledere fra samme kultur/språkgruppe
    • Kvinnelige ledere
    • Forutsigbarhet når det gjelder aktivitet og ledere
    • Det er en fordel om trenerteamet og lagledere er stabile
    • Tilby ledere deltakelse på kurs og sertifisering 

4. Ressurser

  • Frivillige
    • Hvis frivillige må påta seg mange oppgaver ut over det de egentlig har interesse for kan de gå lei både fordi det er utenfor interessefeltet og fordi det blir for mye tid å bruke. Avgrensede og varierte oppgaver gjør det lettere å melde seg som frivillig.
    • Frivillighet og dugnader er nødvendig for klubbene, men har også positiv effekt for de som bidrar i form av nettverk, kunnskap og opplevelse av å bidra.
    • Det er også viktig at ikke for mye er avhengig av en eller få personer, da blir tiltaket sårbart.
  • Støtte
    • Å finne midler til aktivitetene krever mye innsats, veldig mye. Mange støtteordninger er prosjektbaserte og tidsbegrenset. Lokalt kan man kartlegge samarbeidspartnere og muligheter for sponsorer. 
    • Ofte er det enklere å få sponsorer til konkrete tiltak enn til drift over tid. Drakter, treningsleir, utstyr, oppussing kan være slike tiltak.
    • Det er en stor og krevende jobb å ha oversikt over mulige kilder, skrive søknader og følge dem opp. Hvis mulig kan det være en eller få som har ansvar for dette. 
    • Etter hvert som tiltaket etablerer seg kan det være greit å samle noe skriftlig om hva som er tenkt, gjort, erfart og planlagt. Det gjør det lettere for nye å komme inn og å unngå å gjøre de samme feilene en gang til. 
    • Fakturere egen klubb for den obligatoriske medlemsforsikringen for deltakere som ikke betaler medlemskontingent.

Etterarbeid

1. Evaluering

  • Evaluering i løpet av året, gjerne kvartalsmessig 
  • Fungerer som motivasjonsfaktor for samarbeidspartnere og sponsorer
  • Fot i bakken, gir mulighet for endringer underveis 
  • Bruk tilgjengelig statistikk 
    • Antall deltagere 
      • faste deltagere, drop in, drop out
    • Hvor mye mat er spist? 
  • Ha tydelige mål, og vis til hel eller delvis måloppnåelse 
  • Evaluer hver aktivitet for seg
    • Hva mener deltakerne? 
    • Hvordan er oppmøte : hvor mange, hvor stabilt?
    • Frafall

Relevante verktøy:

Slik evalueres et prosjekt

2. Læringspunkter

  • Hvilke endringer ønsker man å gjennomføre for å fortsette?
    • Tilbud om transport 
    • Flere som er ansvarlige 
  • Samarbeidspartnere 
    • Jobb sammen med idrettsklubber, organisasjoner og kommune 
    • Lær av andre 
    • Bruk andres organisering 
  • Ha gode frivillige som skaper et trygt og stabilt miljø 
  • Det kan være lettere å rekruttere kvinner til frivillighet hvis det er egne jenteaktiviteter
  • Vær aktiv og oppsøkende 
    • Både mot samarbeidspartnere og deltakere 
  • Ha få og enkle regler 
    • Få/ingen krav til foreldre, men hvis man kan få de til å delta er det enda bedre for inkludering 
    • Vis respekt og verdighet 
  • Del i jente- og guttegrupper hvis nødvendig
Veileder for flere seniorer til frivillig arbeid

/ , / 0 comments

Veileder for flere seniorer til frivillig arbeid

I Oslo er det flere enn 23.000 personer over 55 år som er positivt innstilt på å bli med i frivillig arbeid.

I denne veilederen har vi satt fokus på hvordan dere kan lykkes med å rekruttere til frivillig innsats, samt hvordan frivillige motiveres til å fortsette i frivilligheten over lang tid.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Slik ønsker seniorer å bli møtt og ivaretatt

Utgangspunktet er frivillighetsreisen, og vi har skreddersydd veilederen ut ifra den frivilliges ståsted. I veilederen, som er en klikkbar pdf, løfter vi frem de viktigste interaksjonspunktene mellom den frivillige og organisasjonen.

Her tilbyr vi en rekke tips som er basert på tilbakemeldinger fra de frivillige selv. Vi håper dere opplever veilederen som logisk og intuitiv, og at den vil være et hjelpemiddel til vellykket rekruttering av seniorer inn i frivillig arbeid, og ikke minst at de trives og fortsetter i frivilligheten lenge.

Lykke til med rekruttering av seniorer til frivillig arbeid!

Veileder for Flere seniorer til frivillig arbeid - forside web

Trykk her for å komme til veilederen

Om metoden som ligger bak funnene i veilederen

Tjenestedesign er en metode innen design. Målet er å utvikle brukerrettede og helhetlige tjenester. Metoden inneholder et tankesett, en prosess, ulike metodikker og handler om å sette brukeren og vedkommendes behov i sentrum. Målet er å forstå den frivillige som ønsker å bidra i organisasjonen.

Les mer om metoden her og prøv den ut i din organisasjon!

Veilederen er basert på arbeidet til tre Prospera-team som våren 2020 designet skreddersydde frivillighetsreiser for seniorer for Trygghetspatruljen, NKS Oslo og Prospera.

Veilederen er utviklet av et Prospera-team bestående av Adele Flakke Johannessen, Hege Marthe Cordt-Hansen, Stig Nicolaisen, Lise Andresen, Preben Naustdal Giving, Tor André Wigmostad, Linda Sjursen, Eli Haugerud.

Prosjektet er gjort i samarbeide med Oslo Kommune.

Mer informasjon om seniorer i frivillig arbeid

Det er begrenset hvor mye informasjon det var plass til i denne veilederen. Derfor ønsker vi å dele noen lenker med deg som ønsker å lese mer.

  • Oslo Kommune har samlet rapporter, informasjon og kontaktpersoner på nettsiden Dugnad for en aldersvennlig frivillighet. Her finnes mye interessant materiale å dykke ned i.
  • Rapporten Verdien av aktive seniorer på Seniorportalen setter sammen interessante data om pensjonister og frivillig arbeid i Norge. Den inneholder informasjon som kan være nyttig i andre prosjekter og presentasjoner om temaet.
  • Frivillighet Norge har laget et verktøy med tittelen Rekruttere og ta vare på folk som går mer i dybden på flere av temaene i denne veilederen. Den favner bredere enn seniorene, men mye av denne informasjonen kan være nyttig.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.

Prosjekter våren 2021

/ / 0 comments

Prosjekter våren 2021

Velkommen til Prosperas prosjekt-torg!

Her finner du en oversikt over prosjekter som gjennomføres våren 2021.

Klikk på prosjektene for å lese mer.

Kontakt en av oss i administrasjonen for å melde din interesse for prosjektene:

  • Lene, 92 16 06 95, lene@prosperastiftelsen.no
  • Stein Ove, 90 69 02 81, stein.ove@prosperastiftelsen.no
  • Anita, 47 22 74 51, anita@prosperastiftelsen.no
  • Magnus, 41 62 11 34, magnus@prosperastiftelsen.no

Siden oppdateres fortløpende.

Oslo

Haugesund

Stavanger

Arendal

Trondheim

  • Bitfix | Økonomi/strategi (FULLT)

Bergen

Fredrikstad

Tønsberg

Corona påvirker høstens Prospera-team

/ / , , / 0 comments

Corona påvirker høstens Prospera-team

Prospera-høsten er i gang og mange suverene team er i gang med å hjelpe spennende organisasjoner. Tusen takk til alle som donerer sin tid og kompetanse.

Denne høsten må vi passe ekstra godt på oss selv og andre. Prosperas administrasjon følger med på gjeldende råd og retningslinjer.

  • Vurder om team-møter kan holdes digitalt.  Prosjektkoordinator vil være behjelpelig med å kalle inn til digitale møter, og vi gir support til konsulenter som har behov. Ta kontakt så hjelper vi!
  • Dersom man likevel skal møtes fysisk. I Prosperas møterom i Karl Johans gate 8 er det plass til at opp til 6 personer møtes, med 1 meters avstand. Ved behov for større møterom vil vi være behjelpelige med å leie dette. Vi har tilgang til å låne gode møterom på det nye Deichmanske biblioteket i Bjørvika. 
  • Akkurat nå er budskapet fra Oslo Kommune at vi må redusere antallet passasjerer på kollektivtrafikken. Konsulenter i Oslo som er avhengig av kollektivtrafikk oppfordres derfor til å delta digitalt.

Møteregler

  • Husk god håndhygiene og 1 meter avstand mellom deltakere i møtet
  • Personer som er i karantene, har luftveissymptomer eller andre symptomer på Covid-19 skal ikke delta på møtet
  • Vurderer grundig ut fra egen situasjon om fysisk møte er lurt fra gang til gang
  • Delta via videokonferanse om du er usikker
  • Servering av mat på møtet er dessverre ikke forsvarlig og må unngås
  • Vi oppfordrer teamene til å holde møtene så korte som mulig, maks 1,5 timer

For møter i Karl Johans gate 8

  • Kun to møter/team kan holdes i disse lokalene samtidig
  • Prosjektleder noterer hvem som har deltatt i møtet i bok som ligger tilgjengelig på møterommene. Hjelp gjerne hverandre slik at dette føres riktig.
  • Prosjektleder er ansvarlig for å desinfisere håndtak, bord og relevante overflater etter møtet er ferdig. Hjelp hverandre å huske!

Dersom vi blir gjort kjent med at smitte har oppstått i vårt nettverk, vil vi følge FHIs retningslinjer og utføre nødvendige tiltak. Prospera vil bidra til å forebygge smitte, og begrense de eventuelle skadevirkningene virusutbruddet medfører, så langt det lar seg gjøre.

Vi ser det er høy aktivitet og masse bra arbeid som gjøres i teamene og gleder oss over hjelpen som gis!

76 621 101 kr

ER GITT AV PROSPERAKONSULENTER
I TIMER OG KOMPETANSE

Slik bruker du tiden mer effektivt med Lean

/ , / , , , , / 0 comments

Slik bruker du tiden mer effektivt med Lean

Lean er en metode, tankesett, filosofi som handler om å optimalisere prosesser gjennom kontinuerlig forbedring. Lean-tankesettet kan hjelpe organisasjoner med å bruke mer tid på det som skaper verdi og mindre på sløsing.

Formålet med å jobbe med Lean er å jobbe mer effektivt med å skape verdi.

Medarbeiderne involveres i arbeidet med å utvikle kvaliteten og resultater gjennom fokus på verdi for kunden, god flyt og kontinuerlig forbedring. En viktig del av dette arbeidet er å kartlegge hvilke oppgaver som skaper verdi (bidrar til å oppnå organisasjonens mål), og hvilke som ikke gjør det. Innenfor Lean kaller vi oppgaver som ikke skaper verdi for sløsing. 

Hovedoppgaven vil være å maksimere verdiskapende tid på bekostning av sløsing.

Som et eksempel kan vi se for oss at en ansatt i organisasjon hver måned skriver en rapport på tre sider som sendes til styret. Når man spør styremedlemmene viser det seg at de ikke leser disse rapportene, og at deres behov egentlig er en kort punktliste på én side. 
I tabellen under kan du lese flere eksempler på sløsing som kan finne sted i en typisk kontorjobb.

Lean er et mye brukt rammeverk for optimalisering av prosesser, og har vist seg å ha stor effekt i alt fra bilfabrikker til kontorjobber. Med Lean Start up-rammeverket tar man utgangspunkt i de samme prinsippene for å starte opp en virksomhet.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Forarbeid

For å kunne definere hva som er verdiskapende tid er det viktig å vite hva som har verdi for din målgruppe. Det er derfor viktig at man har god forståelse for hva som er behovet til kunder/brukere/medlemmer. Her kan det være nyttig å gjennomføre brukerundersøkelser, intervjuer eller workshops.

Det kreves ellers ingen spesielle forkunnskaper eller utstyr for å kartlegge sløsing og verdiskapende tid i din organisasjon.

Slik gjør du det

Innen Lean-teori snakker man gjerne om 7 årsaker til sløsing, og dette vil være et godt sted å begynne for å forstå hvordan man kan maksimere verdiskapningspotensialet og skape mer verdi med de ressurser og midler man har tilgjengelig.

Under finnes en tabell med typiske tilfeller av sløsing i kontorrelaterte jobber. Det er ikke sikkert alle former for sløsing er relevante i din sammenheng.  Her er en enkel måte du kan bruke Lean-rammeverket til å jobbe mer effektivt på.

Effektivisering av en prosess

  • Ta utgangspunkt i en konkret oppgave (For eksempel å gi ut et nummer av organisasjonens medlemsblad)
  • List opp alle oppgaver som gjøres fra idé-fasen til medlemmene får bladet i sin postkasse.
  • Ta utgangspunkt i tabellen nedenfor og identifiser hvilke av oppgavene som ikke er verdiskapende. For eksempel kan det hende dere bruker mye tid på å lete opp nye adresser til medlemmer som har flyttet.
  • Vurder om sløsingen kan fjernes eller optimaliseres. Kan dere få medlemmer til å melde inn adresseendring via medlemssidene? Kan dere benytte tjenester for automatisk videresending?

Forbedringsprosessen gjennomføres kontinuerlig.

lean matrise

Tips

  • Forbedringsprosessen gjennomføres kontinuerlig!
  • Det er viktig å involvere alle medarbeidere i forbedringsarbeidet
  • Det finnes en rekke kurs og sertifiseringer innenfor Lean dersom man ønsker å lære mer om metodikken
  • Les om hvordan du kan bruke Lean tankesettet i en oppstartsfase gjennom Lean StartUp

Les mer om hva Lean kan bety for helseorganisasjoner: https://www.helsebiblioteket.no/kvalitetsforbedring/metoder-og-verktoy/lean

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.

Slik tas gode beslutninger i en organisasjon

/ , / , , , , / 0 comments

Slik tas gode beslutninger i en organisasjon

Go/No go-analyse hjelper organisasjoner med å ta gode beslutninger som skaper verdi for organisasjonen.

Last ned Go/No go-analyse som PDF

Hensikt

Målet med Go/No go-analysen er å sørge for at man har nok informasjon før beslutninger tas. Mange beslutninger som tas i organisasjoner blir aldri implementert. Bruk av denne metodikken gir deg også en god, åpen og velbegrunnet beslutningsprosess der det som besluttes faktisk lar seg implementere.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Ja eller nei?

Analysen viser hva som bør være på plass før du sier JA til en spennende mulighet for din organisasjon. Analysen viser også når man bør si NEI. Da kan man unngå å kaste bort tid, kapasitet og ressurser på prosjekter som det uansett ikke var realistisk at skulle lykkes. 

Bedre implementering

Å implementere betyr å gjennomføre en endring eller å realisere en ide – sette den ut i live. Når du sier JA til en beslutning er det ofte fortsatt langt igjen til implementering.

Her er noen typiske grunner til at tiltak som besluttes av en organisasjon ikke blir implementert.

  • Tiltaket løser ikke et faktisk behov
  • Det finnes ikke ressurser (tid/penger) til å gjennomføre tiltaket 
  • Det er uklart hvem som har ansvar for gjennomføringen
  • Det finnes ingen plan for gjennomføringen
  • De som blir påvirket er ikke enige at i tiltaket skaper verdi
  • De som blir påvirket av tiltaket kommer for sent inn i prosessen
  • Det er utydelig når tiltaket skal anses som implementert

Ved å bruke No/No-go analysen kan du sørge for at disse viktige punktene er avklart før beslutningen tas.

Forarbeid

Før du bruker verktøyet, bør du kartlegge hvem som er de viktigste interessentene. Med det menes alle som blir berørt av endringen du er i ferd med å gjennomføre. Det kan gjelde kundene dine, eller dine ansatte, det kan gjelde andre støttespillere, eller mer perifere aktører.

Slik gjør du det

Samle alle relevante interessenter (f.eks. beslutningstakere, problemeier, berørte parter) og forsøk å svare på spørsmålene. Du må selv ta stilling til hvilke interessenter som vil gi deg best input. Et godt tips er å lese spørsmålene på forhånd og tenke gjennom hvem du må involvere for å kunne besvare alle spørsmålene. 

Det kan hende dere må stoppe opp og hente inn mer informasjon fra interessenter underveis i prosessen. Dere må selv avgjøre hvor mange representanter som skal involveres. En tommelfingerregel er at man ikke trenger å snakke med fler enn 5 brukere. 

Go NoGo-analysen

  1. Hva er hensikten med dette initiativet?
  2. På hvilket nivå hører dette initiativet egentlig hjemme?
  3. Hvilke behov vil dette svare på? Hva vil denne endringen forbedre, effektivisere eller forenkle hos oss?

    Er svaret på spørsmål 3) uklart eller negativt si nei og stopp prosessen.
  4. Hva vil denne endringen kreve av oss i tid og ressurser?
  5. Har vi tid og ressurser til å implementere denne endringen?
    Hvis ikke, når har vi det? Hvis vi ikke har og ikke kommer til å få det, er det andre som kan gjøre det for oss?

    Er svaret på spørsmål 5) nei, vurder på ny hva som må til for at svaret skal bli ja. Hvis fortsatt nei, stopp prosessen.
  1. Har vi all informasjonen vi trenger? Forstår vi omfanget av endringen?Hvis ikke, legg til side og innhent mer informasjon. Når tilfredsstillende informasjon/dokumentasjon er innhentet, gå videre.
  2. Hvem blir påvirket av denne endringen?
    Ledere, ansatte, avdelinger, partnere, «kunder»
  3. Hvem må informeres om initiativet fra starten og hvem må informeres senere?
  4. Hvem må inkluderes fra starten av prosessen og hvem må inkluderes senere? Er alle nevnt ovenfor faktisk nødvendige for å gjennomføre/implementere? Når må andre inkluderes?
  5. Hvem har ansvaret for at implementeringen blir gjennomført?
    Plan​ skal på plass før implementeringen starter.
  6. Når kan vi si at implementeringen er gjennomført?

Eksempler på beslutninger

  • Skal vi ansette en ny person i administrasjonen?
  • Skal vi lansere et nytt prosjekt?
  • Skal vi gå over fra månedlige til ukentlige nyhetsbrev?
  • Skal vi leie inn en ekstern regnskapsfører?

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.

Slik lager du en intervjuguide

/ , / , , , , / 1 comment

Slik lager du en intervjuguide

Intervjuguide er en plan over hvilke spørsmål som skal stilles i et intervju. En intervjuguide gir god struktur på intervjuet, og sikrer at du får data som best mulig svarer på problemstillingen.

Hensikten med en intervjuguide

Formålet med å lage en intervjuguide er å sikre at du får data som best mulig svarer på problemstillingen.

En intervjuguide kan brukes til å planlegge alle typer kvalitative intervjuer, for eksempel:

  • Kartlegging av organisasjonskultur
  • Markedsundersøkelse
  • Brukertest

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Forarbeid

Før du bruker dette verktøyet, bør du formulere en tydelig problemstilling eller hypotese.

Ta også stilling til om du trenger samtykkeskjema når du samler inn informasjon fra personer.

Disposisjon

Når du skal lage en intervjuguide, tar du utgangspunkt i målet for intervjuet. Hva ønsker du å finne ut av? Hva er den overordnede problemstillingen? 

Så tilpasser du spørsmålene til det overordnede målet. Still åpne og nøytrale spørsmål som ikke leder intervjuobjektet. Start med enkle spørsmål.

For å kvalitetessikre intervjuguiden, kan du gjøre et pilotintervju for å sjekke ca. hvor lang tid spørsmålene tar. Du kan teste intervjuguiden ved å spørre en kollega og/eller kunden. 

Innledning 

I innledningen av intervjuet er det viktig å skape trygghet og sørge for at den som intervjues forstår formålet med intervjuet.

Disse punktene bør være med i innledningen:

  • Takk! – Takke respondenten for at de stiller opp
  • Hvorfor? – Fortelle hva formålet med intervjuet er 
  • Anonymitet? – Fortelle hvordan dataene blir behandlet. Avklare tillatelse til å ta opp intervjuet.
  • Innhold – Kort gjennomgang av hva intervjuet skal handle om.
  • Tid – Hvor lang tid kan respondenten regne med at intervjuet tar?

Avslutning

Ved avslutningen av intervjuet er det ofte lurt å be den som intervjues oppsummere samtalen. Det er også et godt tidspunkt å sjekke om de sitter på viktig informasjon som ennå ikke har kommet fram. Her er noen eksempler på spørsmål du kan avslutte med: 

  • Hvis du skulle trekke ut tre ting som du mener er det viktigste vi har snakket om, hva ville det vært?
  • Er det noe mer du vil si eller legge til?
  • Kan vi kontakte deg igjen hvis det blir aktuelt? (teste ideer)
  • Tusen takk for at du stilte opp!

Strukturert eller semi-strukturert?

Intervjuguider kan være strukturerte eller semi-strukturerte.

En strukturert intervjuguide bruker du når du skal stille alle intervjuobjekter nøyaktig de samme spørsmålene, i den sammen rekkefølgen.

Med en semistrukturert intervjuguide får respondentene anledning til å uttale seg fritt om de ulike temaene, samtidig som man er åpen for forandringer både i rekkefølge og spørsmålsform.

Fallgruver

Noen spørsmål bør unngås fordi de kan forvirre, provosere eller lede den som intervjues. Eksempler på spørsmål som bør unngås:

  • Dobbeltspørsmål 
  • Påstander
  • Ladede ord/uttrykk 
  • Overdrivelser 
  • Ledende spørsmål
  • Lukkede spørsmål (ja/nei)

To eksempler på intervjuguider

Under ser du to eksempler fra tidligere Prospera-prosjekter som viser ulike måter å sette opp en intervjuguide på.

I eksempel 1 er spørsmålene delt opp etter hvilken rolle intervju-objektet har. Formålet med intervjuene var å få innsikt i hvordan et lokalt ungdomshus bør jobbe for å rekruttere frivillige.

I eksempel 2 er spørsmålene lagt opp som tematiske bolker. Eksempel 2 er hentet fra et Prospera-prosjekt som kartla medlemsreisen i en stor norsk medlemsforening, i eksempelet kalt “NMF”. Formålet med disse intervjuene var å kartlegge behov og ønsker blant medlemmer i en stor organisasjon.

Eksempel 1

Deltaker

– Hvorfor kommer du hit til Superklubben?
– Hvor ofte er du her?
– Hva er det beste med Superklubben?
– Hvem snakker du med når du er her?
– Vet du hvem som er frivillige på Superklubben? Vet du hvem som er ansatt?
– Er alderen på de frivillige viktig? Hvorfor?
– Er det noen frivillige du snakker mer/mindre med? Hvorfor?
– Hva har du lyst til å lære på Superklubben?
– Hva savner du på Superklubben?
– Er det noen spørsmål vi ikke har stilt/er det noe annet som, etter din mening, er viktig å vite?

Frivillig

– Hvordan ble du oppmerksom på Superklubben?
– Var du deltaker før du ble frivillig?
– Hvor lenge har du vært frivillig?
– Hva er motivasjonen din for å være frivillig?
– Etter din mening, hva er den viktigste oppgaven til en frivillig?
– Hva er det beste ved å være frivillig?
– Hvordan ble du mottatt som frivillig?
– Har du forslag til hvordan frivilligordningen kan bli bedre? Er det noe du savner som frivillig? (kontaktperson, mentor, attest).
– Har du forslag til hvordan Superklubben kan rekruttere flere frivillige? Kom med eksempler (ansvar, mentor, læring, CV-relatert, altruisme, samfunnsansvar etc).
– Er det noen spørsmål vi ikke har stilt/er det noe annet som, etter din mening, er viktig å vite?

Administrasjon
– Hva mener du er det viktigste man kan gjøre for å rekruttere nye frivillige?
– Hva er de viktigste oppgavene til en frivillig?
– Hvilke absolutte krav må Superklubben stille til en frivillig, og hvorfor er det slik?
– Kan det tenkes at en frivillig som ikke oppfyller kravene kan oppnå en ansvarlig frivillig-status?
– Hvilke egenskaper mener du en frivillig i Superklubben bør ha for å kunne fungere godt?
– Er det ulike krav til ulike typer roller de frivillige skal fylle?
– Hvor sannsynlig er det at Superklubben skal klare å rekruttere frivillige basert på de krav og egenskaper som stilles?
– Hva kan Superklubben gjøre for å motivere frivillige til å bli lenger i vervet?
– Er det noen spørsmål vi ikke har stilt/er det noe annet som, etter din mening, er viktig å vite?

Eksempel 2

Medlemskapet for deg, hva slags type medlem er du?

– Hvordan hørte du om NMF?
– Hvilken type medlem er du? (hovedmedlem eller støttemedlem). Hvor lenge har du vært medlem?
– Hva var hovedgrunnen til at du ønsket å bli medlem i akkurat NMF?/
– Hva fikk deg til å melde deg inn? Kunne det like godt vært noe annet veldedig du meldte deg inn i? Hvorfor/hvorfor ikke? 
– Hva er hovedårsaken til at du fortsatt er medlem? Hva liker du best ved å være medlem?
– Hva innebærer medlemskapet for deg? Donasjon av penger/tid? Er du aktivt engasjert? Hvorfor/hvorfor ikke?

Innmeldingen i NMF

– Husker du hvordan du meldte deg inn, og hvordan akkurat den prosessen føltes? 
– Fikk du velkomstgave? Hva var det? Hva syntes du om det? Var velkomstgave noe som gjorde innmeldingen ekstra positiv, eller som overbeviste deg om å bli medlem? Hva hvis det ikke var noen velkomstgave; hvordan ville det vært?
– Hvordan betalte du innmeldingen? Hvordan fungerte det? Kunne dette vært gjort på en annen/bedre måte? Hvorfor/hvorfor ikke

Hvordan du ser på NMF som organisasjon

– Hvor lenge kan du tenke deg å være medlem? Hvorfor? Hva ville vært en typisk anledning/hendelse som gjør at du melder deg ut? Hvorfor? Er terskelen for å melde seg ut lav eller høy? Hvorfor?
– Kjenner du mange som er medlem i NMF? Er disse i ditt vanlige nettverk (venner, familie, kolleger e.l)? Hvorfor? Hvorfor ikke? Skulle du ønske det var annerledes? Hvorfor/hvorfor ikke?
– Hvis du tenker på ditt generelle inntrykk av NMF: Tenk deg så at NMF var en kjendis (eller et dyr). Hvem ville dette vært? Hvorfor?
– Anbefaler du dine venner/bekjente å bli medlem i NMF? Hvorfor/hvorfor ikke? 
– Har du et klart bilde av hva pengene du gir til NMF brukes til? Er dette viktig for deg å vite? 
– Er du medlem av andre ideelle organisasjoner? Hvordan opplever du NMF til sammenligning? Hva er bedre i NMF/bedre andre steder?
– Hva kunne NMF gjort for at du som medlem skulle blitt mer lojal? stolt? fremsnakkende?

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.

Slik lager du kompetanseprofiler for styret

/ / , , , , / 0 comments

Slik lager du kompetanseprofiler for styret

Kompetanseprofiler beskriver hvilken kompetanse, erfaring og personlige egenskaper man ønsker at styremedlemmer skal ha. Kompetanseprofiler brukes når nye styremedlemmer skal rekrutteres, og formålet er å rekruttere et styre som svarer best mulig på organisasjonens behov.

Hensikt

Kompetanseprofiler brukes når nye styremedlemmer skal rekrutteres. Formålet med å lage kompetanseprofiler for styremedlemmer er å tydeliggjøre hvilken kompetanse, erfaring og personlige egenskaper som er nødvendig i styret for å svare på organisasjonens behov.

Det er flere fordeler med å bruke kompetanseprofiler:

  • Kompetanseprofiler kan brukes som verktøy av valgkomité for å finne gode kandidater. 
  • Kompetanseprofilen gjør det enklere å lage en god stillingsutlysning
  • En kompetanseprofil gjør det tydelig overfor kandidater som vurderer å ta på seg et styreverv hva som forventes av dem. 
  • Kompetanseprofilen kan brukes til å følge opp og evaluere styremedlemmers innsats.
  • Med et sett gode kompetanseprofiler kan organisasjonen sikre seg en god sammensetning i styret slik at styremedlemmenes kompetanse og erfaring utfyller hverandre.

Forarbeid

Før du utarbeider kompetanseprofiler må du skaffe deg oversikt over:

  • Hvordan skal styret velges/utpekes? Dette står i organisasjonens vedtekter. 
  • Gjelder spesielle regler for styrets sammensetning? Dette kan være knyttet til organisasjonsform; aksjeselskap bør lese Aksjeloven, stiftelser bør lese Stiftelsesloven.

Slik lager du en god kompetanseprofil

Styret har det øverste ansvaret for virksomheten mellom årsmøtene. Hvilken kompetanse det er behov for i et styre henger tett sammen med hvilket ansvar og oppgaver styret skal ha. 

1. Kartlegg behovet

Ta utgangspunkt i hvilket behov din organisasjon har. Det finnes mange måter å kartlegge behovet – her kan verktøy som SWOT eller BMC benyttes. List opp hvilke områder dere trenger hjelp på. Her er noen eksempler:

  • En organisasjon i oppstart har ofte behov for hjelp med finansiering, markedsføring og organisasjonsutvikling. 
  • En etablert organisasjon som ønsker å fornye seg kan ha behov for erfaring innenfor innovasjon og utvikling av nye forretningsmodeller. 
  • Organisasjoner som jobber med anbud opp mot offentlig sektor har behov for juridisk kompetanse.  
  • Organisasjoner som ønsker å påvirke politiske prosesser har behov for styremedlemmer med gode nettverk og kunnskap om politiske prosesser.

2. Fyll ut kompetanseprofilen

Last ned og fyll ut malen for å lage kompetanseprofiler for din organisasjon.

Jobbeskrivelse

  • Hvilke oppgaver hører til rollen? Eksempel: Ansvar for å kalle inn til og lede styremøtene
  • Hvilke suksesskriterier gjelder? Eksempel: Skaffe møter med tre nye samarbeidspartnere.

Kvalifikasjonskrav

  • Hvilken erfaring kreves? Eksempel: Erfaring med å søke offentlig finansiering
  • Hvilken kompetanse kreves? Eksempel: Økonomiutdanning
  • Hvilke personlige egenskaper kreves? Eksempel: Ser muligheter, lagspiller

Arbeidende eller besluttende styre?

Det er vanlig å skille mellom arbeidende og besluttende styrer.

I et arbeidende styre har styremedlemmene oppgaver og ansvar knyttet til den daglige driften av organisasjonen. Det kan handle om at styremedlemmene har ansvar for å søke midler, lage arbeidsplaner, rekruttere frivillige, lede arbeidsgrupper eller løse andre oppgaver.

I et besluttende styre møtes styremedlemmene bare til styremøtene for å ta beslutninger om organisasjonen. Den daglige driften ivaretas av daglig leder.  I noen organisasjoner er styret både arbeidende og besluttende.

Tips!

  • Bruk gjerne K – krav og F – fordel om de ulike delene i kompetanseprofilen.
  • Husk at én enkelt kandidat sjelden oppfyller alle behov, tenk på styret som helhet og at deres samlede kompetanse og erfaring dekker behovet.

Eksempler på kompetanseprofiler

I dette eksemplet kan du se kompetanseprofiler for ulike roller i et styre i en ideell organisasjon. Eksemplene er hentet fra et Prospera-prosjekt for en organisasjon i oppstartsfasen.

Last ned eksemplene på kompetanseprofiler.

Slik lager du BarCamp

/ , / , , , , / 0 comments

Slik lager du BarCamp

BarCamp er en metodikk som tilhører den såkalte Unconference-tradisjonen. Tradisjonen ble skapt av et ønske om raskere utviklingsfart i organisasjoner og en tro på at reell kompetanse og innovasjonskraft ligger i en organisasjons bredde, ikke på toppen.

Dersom du ønsker å rette fokus mot et tema og samle mange ulike organisasjoner bak et strategisk mål, utvikle et nettverk eller en organisasjon med bred forankring og kvalitetssikring, er BarCamps et godt verktøy.

Prospera har benyttet BarCamps for å utvikle vår tjeneste. I 2020 hadde Prospera fem ansatte og 1000 frivillige fagspesisialister. Målet for de 5 ansatte er å utvikle et optimalt nettverk for de 1000 frivillige. Det er de frivillige som er ekspertene på egne opplevelser. Altså er det åpenbart veldig lurt å involvere de frivillige i utviklingen av tjenesten. BarCamps gjør det mulig å la de frivillige ta den strategiske ledelsen.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Hensikt

Prospera har benyttet BarCamps for å utvikle vår tjeneste. I 2020 hadde Prospera fem ansatte og 1000 frivillige fagspesisialister. Målet for de 5 ansatte er å utvikle et optimalt nettverk for de 1000 frivillige. Det er de frivillige som er ekspertene på egne opplevelser. Altså er det åpenbart veldig lurt å involvere de frivillige i utviklingen av tjenesten. BarCamps gjør det mulig å la de frivillige ta den strategiske ledelsen.

Dersom du ønsker å rette fokus mot et tema og samle mange ulike organisasjoner bak et strategisk mål, utvikle et nettverk eller en organisasjon med bred forankring og kvalitetssikring, er BarCamps et godt verktøy.

Forarbeid

  • BarCampen kan ha ett overordnet tema, eller være helt åpen.
  • Invitasjonen kan gå ut bredt og for eksempel inkludere kunder, beslutningstakere og andre interessenter. Eller den kan gå ut spisset til en gruppe mennesker som deler samme faglige interesser eller engasjement.
  • Man bør sørge for minimum 24 deltakere og dermed kunne danne minst fire grupper på seks personer.
  • Man bør ikke ha mer en 72 deltakere. Da får man fire parallelle sesjoner i tre runder. Dette vil nok være et heldagsevent.

Dette trenger du

  • Du trenger post it-lapper i ulike størrelser, tusjer og gjerne flip over-tavler til hver gruppe. Bruk tape til å lage en tom timeplan på en vegg.

Introduksjon

  • Hold en kort introduksjon om teamet som skal adresseres.
  • Informer om at målet med BarCampen er å bryte deltakerne opp i ulike deler, lage små arbeidsgrupper som adresserer disse og samles igjen i plenum for å presentere de løsninger som er jobbet frem.
  • Informer om at det vil bli opprettet arbeidsgrupper som går til sine bestemte plasser og utvikler en løsning eller en fremgangsmåte for å håndtere det bestemte temaet som er fremmet.

Gjennomføring

  1.  Alle deltakere har fem minutter på å skrive ned utfordringer eller muligheter som de vil at deres arbeidsgruppe skal adressere. En ting per lapp. Skriv med tusj.
  2. Alle deltakere stiller seg i en kø. 
  3. Første person i køen presenterer sin utfordring knyttet til temaet og fester denne lappen på en ledig tid i timeplanen på veggen.
  4. Nestemann presenterer sin utfordring – eller mulighet – og fester denne lappen på en ledig tid i timeplanen på veggen.
  5. Dersom noen presenterer beslektede utfordringer festes disse på samme tid.
  6. Fasilitator sjekker av på hvert tema at man har en god oppslutning blant deltakere til å gjennomføre et gruppearbeid.
  7. Deltakerne fordeler seg på de ulike temaene som er identifisert.
  8. Gruppene går hvert til sitt og jobber med sitt tema. En sesjon kan være en brainstorming, en felles skriveøkt eller en kravspesifikasjon for en applikasjon eller noe helt annet. Sesjonen ledes gjerne av den som foreslo temaet.
  9. Gruppene samles igjen til å presentere sine løsninger i plenum.
  10. Det kan oppstå erkjennelser eller viktige temaer underveis. Da bør fasilitatorene identifisere dette og legge til rette for break out-sesjoner.

Etterarbeid

  • Det er viktig å dokumentere alt som skjer under BarCampen. Hver sesjon velger en egen “dokumentør”.
  • Arrangøren samler spørsmål, ideer, funn og observasjoner i en rapport som sendes ut til alle deltagere.
  • Deltagerene får mulighet til å kommentere og legge til elementer til dokumentasjonen.
  • Her kan du se et eksempel på dokumentasjon etter en BarCamp.

Tips

  • Start gjerne BarCampen med en ice breaker-øvelse, f.eks The Ball Point Game
  • Det er viktig at én person er ansvarlig for å sørge for at gruppene holder tiden. Fasilitator kan ta dette ansvaret, eller delegere det til en annen deltaker.
  • Les mer om ulike workshop-metoder du kan benytte.
  • BarCamp kan også gjennomføres digitalt, da er det viktig å bruke en kommunikasjonsplattform som har en funksjon for å dele opp i grupper (f.eks. Zoom, Teams, Google Meets). Husk at digitale workshoper krever minst like mye planlegging som en fysisk workshop, test at alt fungerer på forhånd.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.

76 621 101 kr

ER GITT AV PROSPERAKONSULENTER
I TIMER OG KOMPETANSE

1 2 3 4