Slik sikrer du god ansvarsfordeling
En ansvarsmatrise hjelper med å tydeliggjøre hvem som har ansvar for de ulike oppgavene som utføres i en organisasjon. Verktøyet kan brukes av alle organisasjoner som ønsker mer effektiv samhandling og en tydelig ansvarsfordeling.
Formålet med en ansvarsmatrise er å avklare og synliggjøre hvem som har ansvar for ulike oppgaver i en organisasjon. Det bør alltid være et mål å unngå at flere roller har hovedansvar for spesifikke oppgaver, for å unngå ansvarsfraskrivelse og/eller usikkerhet.
Dette verktøyet kan benyttes for å kartlegge oppgaver både for frivillige og ansatte. Matrisen kan benyttes som verktøy for å kartlegge ansvarsområder, samt avdekke kryssende ansvarsområder. Mange ansatte har en stillingsinstruks som beskriver hvilke oppgaver det er tenkt at denne skal utføre. Matrisen kan også brukes til å identifisere oppgaver som ikke er nevnt i noen stillingsinstrukser.
En ansvarsmatrise kan også brukes til å skape god samhandling. Ved å bruke en HUKI-matrise synliggjøre hvem som er Hovedansvarlig og Utførende, og hvem som skal Konsulteres og Informeres om hver enkelt oppgave.
Forarbeid
Du trenger ikke å gjøre noe spesielt forarbeid for å ta i bruk ansvarsmatrise.
Slik gjør du det
Begynn med å kartlegge roller og oppgaver. For å få god oversikt er det viktig å involvere alle.
1. Kartlegg roller
List opp alle ansatte og andre interessenter som har et ansvar i disse oppgavene. I tillegg til ansatte, kan det for eksempel være relevant å ha med disse rollene i matrisen:
- Styret
- Organisasjonsledd (lokallag, fylkeslag, landsstyre)
- Regnskapsfører
- Frivillige
- Støttespillere
2. Kartlegg oppgaver
List opp alle oppgaver som utføres. Organisasjonens stillingsinstrukser er et godt utgangspunkt for å få en oversikt over hvilke oppgaver som utføres i organisasjonen. List også opp alle oppgaver som ikke er nevnt i noen stillingsinstrukser.
3. Fyll ut ansvarsmatrisen
Ansvarsmatrisen bygger på en enkel logikk, der oppgavene i organisasjonen identifiseres i kolonne 1 og tildeles de ansatte ved å skrive en A i den ansattes kolonne for å identifisere personen som hovedansvarlig og en B hvis andre ansatte har dette som en støtteoppgave eller er delansvarlig.
Prinsippet er at for hver oppgave SKAL det være ÉN ansvarlig (A) men flere kan bidra (B). Med flere ansvarlige på samme oppgave kan ansvarsfraskrivelse bli ett problem.
Det bør alltid være et mål å unngå at flere roller har hovedansvar for spesifikke oppgaver, for å unngå ansvarsfraskrivelse og/eller usikkerhet.
Nye oppgaver kan legges til i bunn ved å sette inn nye rader og nye roller kan legges til ved å sette inn ny kolonne.
Dersom en rolle forsvinner, må ansvar fordeles dersom rollen ikke skal erstattes.
HUKI-matrise
En HUKI-matrise beskrive ansvar og roller i prosesser/delprosesser. En slik matrise er et godt utgangspunkt for å avklare og synliggjøre hvem som utfører de ulike delene av en prosess. På samme måte som i ansvarsmatrisen, listes alle oppgaver som utføres og alle personer/grupper med ansvar opp.
Deretter markeres hvem som har hvilket ansvar for hver oppgave:
Hovedansvarlig [H] – Hvem har hovedansvaret for denne prosessen? (kan bare være en)
Utførende [U] – Hvem utfører arbeidet og rapporterer til hovedansvarlig?
Konsulteres [K] – Hvem skal utførende snakke med for å få mer informasjon og veiledning?
Informeres [I] – Hvem bør informeres underveis i arbeidet?
Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.