Slik analyserer du om dine inntekter og kostnader er i balanse

Break-even analyse er et verktøy som brukes til å beregne når inntektene er tilstrekkelige til å dekke kostnadene, det vil si hvor mye inntekter du må ha for å kunne betale kostnadene. Verktøyet kan brukes for å regne på hele virksomheten eller på et enkeltstående prosjekt eller arrangement.

Last ned mal for break even analyse

Hensikt

Formålet med en break-even analyse er å finne ut om en virksomhet eller et prosjekt er økonomisk bærekraftig eller ikke. En slik analyse gir et godt beslutningsgrunnlag for å bestemme hvordan man går videre med planleggingen av en virksomhet eller et prosjekt.

En break-even analyse kan gi en rekke ulike utfall som leder til ulike beslutninger og vurderinger som må tas. Noen eksempler kan være:

  • Det er ikke realistisk å finne tilstrekkelige inntekter til å dekke kostnadene. Bør vi da la være å gjennomføre prosjektet og heller bruke ressursene på andre prosjekter?
  • Inntektene må økes dersom prosjektet skal være økonomisk bærekraftig. Er det mulig å finne flere inntektskilder eller øke de eksisterende inntektene?
  • For at prosjektet skal være økonomisk bærekraftig må vi selge X antall produkter til en pris av X kr. Er det realistisk?
  • Inntektene i prosjektet er høyere enn kostnadene, og vi vil gå med overskudd i gjennomføringen av prosjektet. Er det noe vi ønsker? Kan prosjektet bidra til å finansiere andre prosjekter eller tiltak? Eller bør vi redusere prisen på varer eller tjenester slik at flere kan få nytte av prosjektet/tiltaket?

Forarbeid

Det å ta i bruk en break-even analyse krever ikke spesielt mye forarbeid eller kompetanse. Man bør ha tilgang til Excel og grunnleggende kompetanse i hvordan man bruker Excel. I tillegg bør man ha tenkt grundig igjennom virksomheten/prosjektet/aktiviteten som skal analyseres og vite hva som kreves for å gjennomføre.

Hvordan gjør man en break-even analyse?

Denne Excel-malen er et godt utgangspunkt for en break-even analyse. I malen fyller man inn de gule cellene. Alle andre celler beregner seg selv:

Last ned mal for break even analyse

  1. Tenk igjennom hvilken periode analysen skal gjøres for. Bør analysen gjøres pr måned eller pr år? Hva er varigheten av prosjektet, og hvor ofte bør man gjøre oppfølging av økonomien i prosjektet?
  2. Noter ned alle forutsetninger og antagelser man gjør i de tallene som legges inn i modellen. Disse kan noteres i en egen arkfane i Excel.
  3. Faste inntekter: Alle inntekter som utgjør et fast beløp per måned, år e.l
  4. Variable inntekter: Inntekter som er knyttet til omsetning og salg (produkter, tjenester, billetter etc.). Her legger man inn antatt antall og pris.
  5. Faste kostnader: Alle kostnader som utgjør et fast beløp pr måned, år e.l. F.eks husleie, lønnskostnader, markedsføring.
  6. Variable kostnader: Kostnader som varierer med omsetningen, f.eks innkjøp av varer for videresalg eller råvarer til produksjon av noe man skal selge.
  7. Når alle Inntekter og Kostnader er lagt inn, vil man se resultatet av prosjektet og ha et grunnlag for å beslutte hvordan man går videre med planlegging og gjennomføring.
  8. Break-even analysen bør oppdateres og vurderes på nytt med jevne mellomrom, f.eks månedlig, kvartalsvis eller årlig avhengig av hvor raskt ting endrer seg. Da bør man spesielt gå igjennom alle forutsetninger og antagelser for å se om noen av disse har endret seg siden sist og hvorvidt dette har noen konsekvenser for sluttresultatet.

Tips og råd

  • Vær gjerne flere som går igjennom analysen sammen for å sikre at man får med alle inntekter og kostnader som er viktige for prosjektet.
  • Mange av tallene som legges inn i analysen er ting man ikke vet 100% sikkert. Diskuter gjerne flere sammen hva som er «best guess». Man kan godt lage flere versjoner hvor man legger inn f.eks «optimistiske», «realistiske» og «pessimistiske» tall.
  • Dersom et prosjekt strekker seg over flere år, kan det være viktig å tenke på at priser og kostnader ofte stiger i takt med den generelle prisstigningen og ta høyde for det i de tallene man legger inn.