Slik evalueres effekten av et prosjekt

Det å evaluere et prosjekt, handler om å få en tilbakemelding på et gjennomført prosjekt. Det er en måte å vise hva man oppnådde med prosjektet, hva man har lært og erfaringer man dannet seg underveis. Det er vanlig å oppsummere en evaluering av et prosjekt i en sluttrapport, som leveres til ledelsen/oppdragsgiver.

Hensikt

Evaluering av et prosjekt gjøres for å gi svar på hva man har oppnådd/ fått ut av et prosjekt. Et eksempel kan være evaluering av en en markedsføringskampanje:

  • Hvor mange mennesker nådde vi ut til?
  • Hva synes målgruppen om kampanjen?
  • Hva oppnådde vi med kampanjen, fikk vi kommunisert budskapet vårt? 
  • Nådde vi målene vi satte oss for prosjektet? 

Man gjennomfører en evaluering av et prosjekt for å få en tilbakemelding på hvilken effekt prosjektet hadde og for å finne ut hvordan og hva man kan gjøre bedre neste gang. Både det som gikk bra og det som ikke gikk så bra er like verdifullt å finne ut av, da man lærer minst like mye av å finne ut av hva som gikk bra som hva som eventuelt ikke gikk som ønsket

Forarbeid

Det kan være smart å å lese seg litt opp på informasjon om evaluering av prosjekter generelt, og ulike metoder man kan vurdere et prosjekt på, på dersom dette er helt nytt.

Det er viktig at dere blir enige om hva dere ønsker å måle/hva dere ønsker å få svar på før dere starter.  

Beskrivelse av verktøy 

Det er mange ulike måter man kan evaluere et prosjekt på. Her noen eksempler som er mye brukt: 

  1. Spørreskjema:
    • Man kan sende ut spørreskjema til alle som deltok i prosjektet. Her får man svar fra mange mennesker og spørsmål, men med korte svar. 
    • Dele ut spørreskjema til alle sluttbrukere om hvordan de opplevde produktet/leveransen. 
  2. Fokusgruppe: Intervjue / arrangere en fokusgruppe med få sentrale deltagere i prosjektet. Her får man svar på få spørsmål fra få mennesker, men man får veldig detaljerte svar som kan gi mer innsikt.

Spørreskjema og fokusgruppe er to verktøy som utfyller hverandre på en god måte. Man får en mer helhetlig og fullverdig evaluering av et prosjekt dersom man kan bruke begge to i samme evaluering.

  • Ved å innhente svar fra en spørreundersøkelse får man tall på hvor mange som mener samme/ulike ting.
  • Ved bruk av fokusgruppe, har man mulighet til å stille åpne spørsmål som ikke er så enkle å beskrive i et spørreskjema.

Det er vanlig å avslutte en evalueringsprosess med en konklusjon eller oppsummering i form av en rapport hvor man kan oppsummere selve evalueringen, sette ord på hva man har lært, og hva man kan gjøre annerledes neste gang.

Tips

  • Lag en klar plan før dere starter: hva ønsker dere å måle, og hvem ønsker dere å få svar fra?
  • Utarbeid en god intervjuguide
  • Be en utenfor teamet om å lese gjennom spørsmålene deres, og se etter:
    • Om noen spørsmål er vanskelige å forstå, om de oppfattes som ledende, eller om de ikke skjønner spørsmålet
  • Hold spørsmålene korte 
  • Gi respondentene tid til å svare i fokusgruppe/dybdeintervju

Eksempel fra Prospera-prosjekt

Et Prospera-team skulle måle tilfredsheten på en ideell organisasjons abonnementsprodukt rettet mot beboere på et eldrehjem.

For å måle tilfredshet, lagde teamet en kvantitativ spørreundersøkelse og gjennomførte dybdeintervjuer. Både ansatte ved hjemmet og beboerne ble inkludert. De lagde en sluttrapport basert på funnene fra den kvantitative spørreundersøkelsen og dybdeintervjuene.

Teamet oppsummerte svarene fra både fra spørreundersøkelsen og dybdeintervjuene for å dokumentere tilfredsheten. I rapporten ble det implementert flere direkte sitater fra dybdeintervjuene, og grafer fra svarene i spørreundersøkelsen.

Nyttige lenker