Slik bruker du tiden mer effektivt med Lean

Lean er en metode, tankesett, filosofi som handler om å optimalisere prosesser gjennom kontinuerlig forbedring. Lean-tankesettet kan hjelpe organisasjoner med å bruke mer tid på det som skaper verdi og mindre på sløsing.

Formålet med å jobbe med Lean er å jobbe mer effektivt med å skape verdi.

Medarbeiderne involveres i arbeidet med å utvikle kvaliteten og resultater gjennom fokus på verdi for kunden, god flyt og kontinuerlig forbedring. En viktig del av dette arbeidet er å kartlegge hvilke oppgaver som skaper verdi (bidrar til å oppnå organisasjonens mål), og hvilke som ikke gjør det. Innenfor Lean kaller vi oppgaver som ikke skaper verdi for sløsing. 

Hovedoppgaven vil være å maksimere verdiskapende tid på bekostning av sløsing.

Som et eksempel kan vi se for oss at en ansatt i organisasjon hver måned skriver en rapport på tre sider som sendes til styret. Når man spør styremedlemmene viser det seg at de ikke leser disse rapportene, og at deres behov egentlig er en kort punktliste på én side. 
I tabellen under kan du lese flere eksempler på sløsing som kan finne sted i en typisk kontorjobb.

Lean er et mye brukt rammeverk for optimalisering av prosesser, og har vist seg å ha stor effekt i alt fra bilfabrikker til kontorjobber. Med Lean Start up-rammeverket tar man utgangspunkt i de samme prinsippene for å starte opp en virksomhet.

Forarbeid

For å kunne definere hva som er verdiskapende tid er det viktig å vite hva som har verdi for din målgruppe. Det er derfor viktig at man har god forståelse for hva som er behovet til kunder/brukere/medlemmer. Her kan det være nyttig å gjennomføre brukerundersøkelser, intervjuer eller workshops.

Det kreves ellers ingen spesielle forkunnskaper eller utstyr for å kartlegge sløsing og verdiskapende tid i din organisasjon.

Slik gjør du det

Innen Lean-teori snakker man gjerne om 7 årsaker til sløsing, og dette vil være et godt sted å begynne for å forstå hvordan man kan maksimere verdiskapningspotensialet og skape mer verdi med de ressurser og midler man har tilgjengelig.

Under finnes en tabell med typiske tilfeller av sløsing i kontorrelaterte jobber. Det er ikke sikkert alle former for sløsing er relevante i din sammenheng.  Her er en enkel måte du kan bruke Lean-rammeverket til å jobbe mer effektivt på.

Effektivisering av en prosess

  • Ta utgangspunkt i en konkret oppgave (For eksempel å gi ut et nummer av organisasjonens medlemsblad)
  • List opp alle oppgaver som gjøres fra idé-fasen til medlemmene får bladet i sin postkasse.
  • Ta utgangspunkt i tabellen nedenfor og identifiser hvilke av oppgavene som ikke er verdiskapende. For eksempel kan det hende dere bruker mye tid på å lete opp nye adresser til medlemmer som har flyttet.
  • Vurder om sløsingen kan fjernes eller optimaliseres. Kan dere få medlemmer til å melde inn adresseendring via medlemssidene? Kan dere benytte tjenester for automatisk videresending?

Forbedringsprosessen gjennomføres kontinuerlig.

lean matrise

Tips

  • Forbedringsprosessen gjennomføres kontinuerlig!
  • Det er viktig å involvere alle medarbeidere i forbedringsarbeidet
  • Det finnes en rekke kurs og sertifiseringer innenfor Lean dersom man ønsker å lære mer om metodikken
  • Les om hvordan du kan bruke Lean tankesettet i en oppstartsfase gjennom Lean StartUp

Les mer om hva Lean kan bety for helseorganisasjoner: https://www.helsebiblioteket.no/kvalitetsforbedring/metoder-og-verktoy/lean