Slik skapes kapasitet med kompetansebasert frivillighet

Kompetansebasert frivillighet eller pro bono betyr at personer gir sin tid og sin fagkompetanse – helt gratis – til et godt formål. Som leder i ideell sektor, bør du tenke langsiktig og strategisk på hvordan din organisasjon bygger kapasitet og kompetanse ved hjelp av pro bono.

Kompetansebasert frivillighet er gratis for ideelle organisasjoner, men det betyr ikke at det ikke koster noe. Her vil du finne gode råd til hvordan du skaper verdi for din organisasjon ved hjelp av kompetansebasert frivillighet.

Pro bono eller kompetansebasert frivillighet har sine moderne røtter i advokatbransjen i USA. For å få advokatlisens, må man kunne dokumentere at man har gjort så og så mye pro bono for klienter som ikke har kunnet betale. På den måten sikrer man en slags fri og tilgjengelig rettstat for alle. I Europa og Norge, er det staten som har sikret dette gjennom fri rettshjelp-ordninger. Kanskje nettopp derfor har vi ligget litt etter i Europa når det gjelder utvikling av sterke pro bono-nettverk.

I Norge har Prospera jobbet frem et sterkt og nasjonalt tilgjengelig pro bono-nettverk. Ideelle organisasjoner kan søke om gratis hjelp her.

Hensikten

Denne teksten skal hjelpe deg vurdere om det passer for deg og din organisasjon å søke om hjelp i form av kompetansebasert frivillighet. Den skal også hjelpe deg håndtere et eventuelt pro bono-prosjekt slik at det gir mest mulig verdi for din organisasjon.

Slik gjør du det

Det er en rekke ting du må ta hensyn til når du skal bygge kapasitet med pro bono. Det viktigste er å tenke langsiktig. Pro bono passer ikke for å løse prekære problemer du gjerne skulle ha løst i går. Tenk langsiktig! Strategisk kompetanse er jo dyrt – og her kan du få den gratis. Hvilke analyser, brukertester, strategier vil du trenge for neste år, og neste år der igjen. Se langt frem og søk i god tid. Les nøye gjennom rådene under:

1. Definer hva du trenger hjelp til

Henter du inn pro bono-hjelp fra et firma, så kan du selv definere sammen med firmaet hva dette skal innebære, og hvordan leveransen skal se ut. Når du skal ha hjelp av en proff pro bono-aktør som Prospera, vil Prospera gjøre en analyse, eller en diagnose om du vil, og langt på vei være premissgiver for hva slags hjelp du vil få, basert på den informasjonen du gir.

Prospera forvalter mange hundre frivillige og er opptatt av å sette inn ressursene på riktig sted. Om en organisasjon ønsker hjelp til å utforme en logo, og vi gjennom samtaler oppdager at organisasjonen ikke har noen tanker om egen identitet, verdier eller målgruppe, vil man ikke tildele et prosjekt som omhandler å utvikle logo og visuell profil – man kommer til å tilby hjelp til å skape grunnlaget for å kunne si noe mer om organisasjonens identitet. Dersom en organisasjon ber om visuell profil, men ikke vet hvor neste års inntekter skal komme fra, vil Prospera heller tilby å se nærmere på inntektssiden, og hva man kan gjøre for å sikre drift.

Prospera tar utgangspunkt i en pyramide når innholdet i pro bono-prosjektet skal defineres (scopes). I samtaler med organisasjonen vi skal hjelpe, vil vi først se på det økonomiske grunnlaget for videre drift. Dersom vi ser en risiko her, vil vi finne ut hva det kommer av. Er ikke tjenesten organisasjonen tilbyr bekreftet som verdifull av brukerene, er det vanskelig å søke pengestøtte fra stiftelser, så begynner man kanskje med brukertest eller utvikler et verdiforslag.

Dersom økonomien er på stell og man har en strategi for videre utvikling av en bærekraftig økonomi, vil Prospera se videre på om organisasjonen er rustet til å møte de forpliktelsene man har. Hvilke pengetildelinger har organisasjonen fått? Hva er de forpliktet til? Klarer man å levere med den kapasiteten og den kompetansen man sitter på i dag? Kanskje ikke? Da vil man få hjelp til for eksempel omorganisering eller rekruttering. OM man også er godt rigget for å møte sine forpliktelser, da kan man løfte blikket opp mot markedsføring. Er dette på plass, er det rom for å bruke pro bono til å utvikle nye tjenester.

NB! Dette er ikke en fremgangsmåte for å starte en ny innsats. Da anbefaler vi heller å se til Business Canvas og Lean Start up som har andre prioriteringer enn dette. Scopingpyramiden er avgrenset til hvordan en profesjonell pro bono-tilbyder vurderer hvordan man best kan hjelpe med pro bono.

2. Vær sikker på at du har tid

Tid er penger, og i så måte er ikke pro bono gratis. Det vil kreve mye tid av deg som mottaker dersom du skal få glede av resultatet. Du må være involvert og sørge for at du møter teamet ofte. Gjerne tredjehver uke.

3. Du er eksperten

Teamet vil først måtte bruke tid på å bli kjent med deg og organisasjonen din. Du kan spare teamet for masse tid om du formidler dette på en effektiv måte. Teamet tilbyr deg masse spesifikk fagkompetanse. De kan finne på å bruke vanskelige ord, eller ord du ikke har hørt før. De vil forklare hva de mener om du spør! Her kan du hente mye kunnskap. Men det er du som er eksperten på din innsats. Her må du forklare ;-).

4. Tenk implementering fra dag 1

Det klokeste spørsmålet du kan stille er: «hvordan kan jeg bruke det dere nå jobber med rent praktisk?» Dette kan være vanskelig å forstå når man ikke er fagekspert selv. Teamet vil foreslå hvordan leveransen skal implementeres, men du må sørge for at du forstår hva de mener. Spør, spør, spør (om det ikke er åpenbart)!

Ikke be om mer enn det du kan klare å implementere. Ofte har ideelle organisasjoner svært begrensede ressurser – husk å ta høyde for dette når du ber om hjelp.

5. Takknemlighet og profesjonalitet

Når personer setter av det mest dyrbare man har, nemlig tid, må man kontinuerlig vise at man som mottaker verdsetter hjelpen man får.

  • Formidle klart i oppstartsmøte hvorfor du setter pris på denne hjelpen.
  • Svar raskt og med en gang på e-poster og forespørsler fra teamet. Ikke la det frivillige teamet vente på deg.
  • Planlegg en feiring når samarbeidet er over og du har fått leveransen. Trenger ikke være mye, men bak en kake, skriv kort eller overrekk en liten gave eller et diplom.

Selv om et pro bono-team jobber frivillig, er det fornuftig å jobbe sammen ut fra samme forventninger som om det var et betalt oppdrag. Dersom noe ikke er som du forventer, kan du utfordre på dette. For eksempel: Teamet jobber frem verdiforslag, og du føler de overser en viktig del av hva dere står for. I dette tilfelle er det best at du sier fra så tidlig som mulig.