FAQ for konsulenter

Et pro bono-prosjekt er likt mange andre prosjekt ved at det har en tydelig oppgave, en gruppe av mennesker som skal samarbeide og en satt ramme for møtepunkter og frist for avslutning. Likevel er det noen elementer som skiller pro bono-prosjekt fra andre prosjekter:

• Det tverrfaglige teamet kjenner ikke hverandre, hverandres kompetanse og hverandres verdener. Dere kan oppleve forskjellig fagspråk og forståelser, ut fra ulike bransjer og fagområder.

• Prosjektet har et kort tidsintervall. Det varer i 3 måneder, men det er begrenset til 60 timer per person. Dette fører til at dere raskt må komme i gang med prosjektet.

• Dere møter en prosjektmottaker som lever i sin egen boble, med stor interesse for sin organisasjons formål og som kanskje har ett annet fagspråk eller forståelse enn dere. Denne personen har muligens aldri mottatt konsulenthjelp før og jobber kanskje mye alene.

• Teamet kan ha ulik bakenforliggende motivasjon for å delta i prosjektet. I arbeidslivet er motivasjonen ofte preget av karriere eller lønn, men her kan det være blant annet ønske om å bidra til et varmere samfunn, personlig interesse i formålet, faglig påfyll eller sosialt nettverk.

Det er deg!

I Prosperastiftelsen kalles dere som er frivillige konsulenter eller pro bono-konsulenter. Det som er unikt med en pro bono-konsulent er at dere stiller med fagkunnskap og spisskompetanse dere har opparbeidet dere i arbeidslivet og gir dette til ideelle organisasjoner som har behov for akkurat din kompetanse.

Prosjektmottaker er ideelle organisasjoner og ildsjeler som har behov for kunnskap og kompetanse innenfor et spesifikt området. Dette kan være alt fra bitte små foreninger som driver sine aktiviteter på frivillig basis, til store og landsdekkende organisasjoner med en stor administrasjon. I mange tilfeller skiller de organisasjonene som mottar prosjekter fra Prosperastiftelsen seg stort fra kundene de frivillige konsulentene jobber med på dagtid i sine ordinære jobber, f.eks når det gjelder mål, kapasitet og ressurser. Det er derfor veldig viktig at dere som pro bono-konsulenter tilpasser språk og fremtoning slik at prosjektmottaker får vist seg fra sin beste side, spesielt i oppstarten hvor man sammen finner en god samarbeidsform og tone. 

Vær nysgjerrig og lyttende slik at prosjektmottaker opplever at dere forstår problemet og er genuint interessert i å finne den beste løsningen.

Prosjektbeskrivelsen er bestillingen fra prosjektmottaker. Prosjektbeskrivelsen beskriver hvilke behov prosjektmottager har, og leveransen prosjektmottaker ønsker seg. Det er denne teamet skal ta utgangspunkt i gjennom sitt arbeid. 

Pro bono-teamet er den tverrfaglige gruppen du som konsulent kommer til å jobbe i. Du bidrar sammen med en gruppe dedikerte frivillige der ingen kjenner hverandre fra før, men hvor alle ønsker å hjelpe. Teamet består av konsulenter, en prosjektleder og en prosjektmentor (se spørsmål “Hva er en prosjektleder?” og Hva er en prosjektmentor?”).

Prosjektgruppene er sammensatt av ulik fagkompetanse basert på prosjektmottakers behov. I en og samme prosjektgruppe møtes personer fra ulike sektorer, bransjer og fag. Dette er en av styrkene i vår modell. Gjennom dere pro bono-konsulentene får dermed prosjektmottaker gjerne belyst sin problemstilling fra ulike ståsted og perspektiver.

Som konsulent får du mulighet til å bidra med din fagkompetanse i de prosjektene du deltar i, men du vil også kunne få mulighet til å bidra og lære innen fagområder du ikke vanligvis jobber innenfor (se spørsmål “Bidrar jeg kun inn på områder hvor jeg har fagkunnskap eller vil jeg også måtte bidra inn andre områder/oppgaver?”).

Prosjektene vi i Prosperastiftelsen gjennomfører er tidsbegrenset til 3 måneder. I prosjektperioden er det forventet at du som konsulent gir av din kompetanse i 5 timer i uka.

Prosjektleder har ansvaret for å lede arbeidet i prosjektgruppen og skal ha jevnlig kontakt med prosjektmottaker som dere skal hjelpe.

Alle i pro bono-teamet har et delt ansvar for å bidra under møter, komme med innspill og sørge for at leveransen blir så god som mulig innen de gitte tidsrammene. Men prosjektlederen har tatt på seg et ekstra ansvar for å styre teamet gjennom prosjektprosessen og sørge for at viktige milepæler blir nådd innen tidsfrister. 

Prosjektmentor er en viktig støttespiller for prosjektgruppen. Prosjektmentoren deltar i oppstarten, er involvert i arbeidet underveis og vil kunne hjelpe prosjektgruppen med å sikre at leveransen er god, at den treffer på prosjektmottakers behov i bestillingen samt bistå med å sørge for at prosessen blir bra fra start til slutt. Prosjektmentors viktigste bidrag er en midtveisevaluering, der alle medlemmene i prosjektgruppen gir sine tilbakemeldinger på arbeidet så langt. Dette er en viktig milepæl som først og fremst hjelper prosjektleder med å gjøre eventuelle justeringer for å sikre at prosjektet leveres innenfor fristen og av god kvalitet. Samtidig legges det opp til refleksjon hos den enkelte i gruppen og tydeliggjør hva dere som konsulenter har bidratt med så langt og hva som gjenstår.

Generelt sett anbefales det at dere møtes en gang i uken på kveldstid og bruker 2 timer på hvert møte. Utover dette vil man jobbe på egenhånd eller i mindre grupper med tildelte oppgaver mellom møtene.

Ethvert prosjekt vil imidlertid være forskjellig fra andre. Det er derfor en anbefaling at hver prosjektgruppe finner og setter sin egen arbeidsform. Det er prosjektleders ansvar å sette agenda for arbeidsmøter, men alle i teamet kan bidra med egne ideer og meninger.

Åpningen av møtet setter en ramme for møtet, og kan skape trygghet og engasjement i gruppen. Oppstarten av møtet kan blant annet ta for seg møtets formål, agenda og nevne spillereglene som teamet har blitt enige om i prosjekt-canvas.

Det kan være lurt å avslutte møtet med høy energi slik at alle teammedlemmene drar hjem med en god følelse. Avslutningen bør inneholde en oppsummering av hva vi rakk og ikke rakk i forhold til agenda, hva som skal skje i neste møte og oppsummering av ansvarsfordeling av oppgaver som skal gjøres hjemme.

Alle prosjekter er forskjellige og sammensatt av konsulenter med ulike egenskaper og kunnskap. Det er derfor viktig at oppgaver fordeles i fellesskap, men ofte vil prosjektleder ha en særskilt rolle i å delegere ansvar.

Dette er også et viktig steg når dere fyller ut prosjekt-canvas (se spørsmålet “Hva er et prosjekt-canvas?”). Ved å kartlegge egne styrker og svakheter vil du enklere kunne se hvor du best passer inn og hva du kan bidra med. Det er også viktig å påpeke at du selv har et eget ansvar for å signalisere hvilke oppgaver du er mest interessert i. (Se spørsmålet "Bidrar jeg kun inn på områder hvor jeg har fagkunnskap eller vil jeg også måtte bidra inn andre områder/oppgaver?") 

For at prosjektleder ikke skal sitte med for mange oppgaver, og for at teamet skal kunne ta mer eierskap til prosjektprosessen kan blant annet disse rollene fordeles mellom teammedlemmene i tillegg til de faglige oppgavene:

• Booking av møterom og innkalling til møtet

• Skrive møtereferat

• Være ansvarlig for oppmøte og mottaker av beskjed fra de som ikke kan komme, må delta digitalt eller har blitt forsinket

• Ansvarlig for sammensetning, gjennomlesning og ferdigstilling av rapporten

• Ansvar for bli-kjent-leker

• Ansvar for å lage presentasjonen til overleveringsmøtet

Alle som er nye i vårt nettverk får tilbud om å delta på et onboardingsmøte. Der får du vite mer om Prosperastiftelsen og hvordan vi arbeider. 

Utover dette er det fra Prosperastiftelsen sin side ikke forventet noen forberedelser i forkant av et prosjekt da prosjektet har en stram tidsramme. Om du likevel har tid og lyst kan en ide være å f.eks. gjøre deg kjent med prosjektmottaker på deres nettsider, google etter artikler eller undersøke om de er aktive på Sosiale Medier. På Prosperastiftelsen sine egne nettsider vil du også finne god og relevant informasjon.

Om du er på LinkedIn kan du eventuelt finne frem til de øvrige pro bono-konsulentene for raskt å få et innblikk i deres bakgrunn og erfaring, i tillegg til å legge de til i nettverket ditt. 

Om dere ønsker kan dere også gjøre en bli-kjent aktivitet før oppstart. Her kommer to forslag til en aktivitet som kan fylles ut og leses igjennom før første møte. 

Prosjektet går igjennom 5 hovedfaser, se under for en kort oppsummering. Dette blir også gjennomgått i oppstartsmøter med oss i Prosperastiftelsen.

Fokuset endres fra fase til fase, og det er dermed viktig at dere er oppmerksomme på hva dere skal vektlegge i hver fase. Kort oppsummert anbefales følgende:

Fase 1 – Introduksjon:

Det er viktig å huske at oppstarten setter retningen for hele prosjektet og det er derfor viktig at denne blir så god som mulig. Husk at her må dere både bli kjent med de andre konsulentene i prosjektgruppen og prosjektmottaker, samt bli enige om den konkrete leveransen.

Å bli kjent på et mer personlig plan kan for noen føles som unødvendig. Men i et pro-bono prosjekt stiller alle på frivillig basis og det er viktig å gi rom for å kunne ha det hyggelig og bli kjent. Å bli kjent vil også kunne bidra til å skape et trygt fellesskap hvor alle tørr å bidra med kompetanse, meninger, engasjement og kreativitet. Mulighetene er mange når det kommer til Bli kjent-aktiviteter. Her er noen tips: nevn 3 viktige årstall i ditt liv, summe 2 og 2 og deretter presentere det sidemannen mener, gjenta hverandres navn og en assosiasjon, “dersom du kjente meg ville du visst…”, alle svarer på det samme spørsmålet eller noe så enkelt som en 5 minutters mingling pause.

I introduksjonsfasen er det viktig å definere hva den endelige leveransen skal være (se spørsmål “Kan prosjektoppdraget endres i løpet av prosjektperoiden?”). Dette gjøres best i samarbeid med prosjektmottaker. Dere må også ha fokus på å bestemme metode dere skal benytte i prosjektet, f.eks. om dere skal utføre en spørreundersøkelse, gjøre intervjuer eller holde en workshop (eller flere) for å innhente nødvendig informasjon.

Fase 2 – Kartlegging:

Fokuset skal være på informasjonsinnhenting med valgt metode. I denne fasen kan dere gjerne gå bredt ut om nødvendig. Dersom dere gjør oppdagelser som ikke ligger innenfor den avtalte leveransen kan dere gjerne notere dette ned og legge det ved i den endelige rapporten. Det er heller ikke uvanlig at prosjektgruppen deler seg i mindre grupper når det er naturlig og for å sikre effektivitet, f.eks. ved intervjuer gjennomføres av to og to. Da blir imidlertid løpende kommunikasjon med resten av prosjektgruppen viktig for oppdatering gjennom bruk av felles verktøy som slack. Mot slutten av kartleggingsfasen bør dere alle ha en god forståelse av funnene som gjerne gir en god pekepinn på den endelige leveransen.

Fase 3 – Midtveisstatus:

Som fase er denne kort, men likevel meget viktig. Husk at prosjektmentor er der som en ekstra støtte for prosjektet og for å hjelpe dere med å holde kursen dersom det skulle vise seg nødvendig. Løft gjerne frem eventuelle bekymringer da det er stor takhøyde i Prospera-prosjektene. Bruk også midtveissatusen som en mulighet til å se både fremover og bakover. Reflekter over spørsmål som f.eks.: Har vi nok informasjon? Arbeider vi i riktig retning mot avtalt sluttleveranse? Vet jeg nøyaktig hva jeg skal gjøre for å ferdigstille prosjektet? Er vi alle omforent?

Vær også oppmerksom på at dere kan både føle at dere har mer kapasitet enn det som trengs eller at tiden ikke strekker til. Ta dette i så fall opp med prosjektmentor og prosjektgruppen, det er helt i orden å be om endring om nødvendig.

Fase 4 og 5 – Ferdigstilling og Endelig leveranse.

Siste halvdel av prosjektet handler om å konkludere leveransen samt å ferdigstille prosjektrapporten. Start å tenke på rapporten allerede etter midtveisstatus slik at dere kan fylle denne effektivt ut løpende. Hovedfokuset er allikevel å ferdigstille avtalt leveranse, om dette f.eks. er en ny strategiplan eller å konkludere ansettelsen av en ny ansatt skal dette arbeidet fullføres i denne fasen. Ideelt sett skal de siste prosjektmøtene handle om finpuss av rapport og oppsummering av konklusjoner. Det aller siste møtet er et overleveringsmøte med prosjektmottaker før prosjektet avsluttes.

Prosjekt-canvas kan være et nytt konsept for dere konsulenter. Dette er prosjektets styringsdokument som skal oppsummere prosjektet på to sider. Prosjektleder vil ta dere gjennom hvordan modellen fylles ut. Det er i tillegg et mål at dette skal være ferdig utfylt allerede i løpet av de første 2-3 møtene, og signaliserer dermed konklusjonen av forberedelsesfasen. Bruk prosjekt-canvas både til styring, men også som en diskusjonsplattform. Mye av informasjonen dere skal fylle ut kan hentes fra prosjektbeskrivelsen.

Malen for Prosjektcanvas finnes her!

En prosjektgruppe i Prosperastiftelsen består som oftest av mennesker med ulike bakgrunner og erfaringer der de færreste kjenner hverandre fra før. Det er derfor viktig å tenke på hvordan du selv kan bidra til å skape et godt samarbeidsklima. Gi gjerne konstruktive tilbakemeldinger på andre konsulenters innspill. Det bidrar til en trygg atmosfære for deling og samarbeid. Anerkjenn gjerne andres positive bidrag. Det skaper arbeidsglede og engasjement. Ikke vær redd for å ta kontakt med de andre i gruppen på Slack eller telefon mellom møtene. Og forsto du ikke alt som ble sagt? Da er det garantert noen andre i prosjektgruppen som heller ikke gjorde det. Ikke vær redd for å spørre.

Det er vanlig med en forventningsavklaring i startsfasen hvor dere i fellesskap blir enige om hvordan dere skal arbeide sammen. Dette vil være prosjektleders ansvar, og noen gode punkter i en slik samtale kan være:

1. Hva er målet til denne prosjektgruppen?
2. Hva kan jeg bidra med?
3. Hvilke normer skal prosjektgruppen ha, f.eks knyttet til tidsbruk, digitale verktøy som Slack, Miro e.l., mulighet til å delta digitalt, tilbake- og framovermeldinger, ros og ris, og lignende?
4. Refleksjon og justering underveis, for å sikre for å sikre at alle henger med.

Prosperastiftelsen bruker Google drive for lagring av prosjektdokumenter og Slack til kommunikasjon prosjektgruppa i mellom. I tillegg har vi også en meget godt utviklet verktøykasse med modeller dere kan bruke i prosjektet. Vi anbefaler at du gjør deg kjent med verktøykassen her.

Dersom teamet opplever utfordringer eller mangel på kapasitet gjennom prosjektet er vi i administrasjonen alltid tilgjengelige til å hjelpe dere. Vi kan bistå i intervjuer, purre på de som ikke svarer, bistå med ideer fra egen erfaring, dele tidligere leveranser, sette opp dokumenter og lignende. Det er bare å ta en telefon å spørre, så finner vi en løsning. Vi bistår gjerne med støtte for at dere skal komme i mål. 

Prosperastiftelsen stiller med lokaler og teknisk utstyr til møter i prosjektgruppen. Møter kan også holdes digitalt over Google meets, Slack eller via andre løsninger, dersom prosjektgruppen sitter langt unna hverandre.

Faste møtelokaler:

• Oslo – Kristian Augusts gate 3
• Bergen – Bryggen 3
• Stavanger – Madlakrossen 2
  
• Tromsø – Grønnegata 83

En pro bono-konsulent forplikter seg til 5 timer per uke i 3 måneder, dvs 60 timer inkludert tiden som brukes i arbeidsmøtene. Opplever du at noen i gruppa bidrar mindre enn den oppsatte rammen og mindre enn prosjektgruppens behov, kan du ta kontakt med prosjektleder. Mange vil også kunne oppleve at enkelte i prosjektgruppa ønsker å legge ned flere timer enn den definerte rammen for prosjekter i Prosperastiftelsen. Det er fullt mulig å bidra inn med flere timer, men det er helt frivillig. Om du merker at det legger et ekstra press på deg som ikke har mulighet til å bidra mer enn det som er avtalt, kan det være en god ide å ta det opp med prosjektleder eller med prosjektgruppa i fellesskap. Slik kan dere oppnå en konsensus om hva som er forventet av innsats inn i prosjektet.

Som pro bono-konsulent forplikter du deg til 5 timer per uke i 3 måneder, dvs 60 timer, som også inkluderer tiden som brukes i prosjektgruppens arbeidsmøtene. Mange vil likevel kunne oppleve at enkelte pro bono-konsulenter i samme prosjekt ønsker å legge ned flere timer enn den definierte rammen for prosjekter i Prosperastiftelsen. Det er selvsagt fullt mulig å bidra inn med flere timer. Dette er imidlertid helt frivillig. Om du kjenner på at dette legger et ekstra press på deg som ikke har mulighet til å bidra mer enn det som i utgangspunktet er avtalt, kan det være en god ide å ta det opp med prosjektleder, eller å ta det opp i fellesskap i prosjektgruppa. Slik kan dere oppnå en konsensus om hva som er forventet av innsats inn i prosjektet og hvor mye hver enkelt konsulent ønsker eller har mulighet til å bidra med. Det er vanlig med en forventningsavklaring i startsfasen og hvor dere i fellesskap blir enige og forplikter dere

Det kan være utfordrende å komme i gang. Husk at det viktigste i starten er å definere hva prosjektleveransen skal være, og at dette må gjøres i samarbeid med prosjektmottaker. Ta gjerne kontakt med prosjektleder dersom du tenker at dere ikke har kommet helt heldig ut fra starten. Det er prosjektleders ansvar å holde gruppen på stø kurs og i riktig retning. Dere kan også bruke prosjektmentor som en ressurs i en slik situasjon, eller oss i Prosperastiftelsens administrasjonen. Vi er her for å hjelpe dere.

Som prosjektleder er det viktig å sette en tydelig fremdriftsplan tidlig for å skape forventninger og forutsigbarhet. Fremdriftsplanen viser en oversikt over hvor langt dere tror dere skal komme til hvert enkelte prosjektmøte, samt en innkalling til hvert enkelt møte slik at alle setter av tid i kalenderen. Man kan bruke det verktøyet man ønsker for å sikre en god prosjektfremdrift, men et alternativ som mange av våre frivillige prosjektledere har tatt i bruk er Trello.

I slike tilfeller kan det være nyttig at prosjektgruppen tar en fot i bakken og bruker litt tid på å forstå hva som holder prosjektet tilbake. Her kan også verktøykassen være en god støtte. Kan det for eksempel være nyttig å gjøre en SWOT-analyse av prosjektet? Det er prosjektleders ansvar å sørge for at dere får gjort de nødvendige grepene, men husk at også prosjektmentor kan være en nyttig rådgiver i slike situasjoner. Det selvsagt også mulig for dere som konsulenter å ta utfordringen felles opp i prosjektgruppa. Står dere helt fast? Da kan vi i Prosperastiftelsens administrasjonen hjelpe dere.

Som prosjektleder kan du følge opp de enkelte teammedlemmene mellom møtene for å sikre at de har den nødvendige støtten de trenger for å skape fremdrift i oppgavegjennomføringen. En oppsummering av status i slutten av hvert møte eller å sende ut et referat fra møtet kan ofte være nok. Men noen ganger kan det være nyttig også å legge inn en påminnelse i Slack-kanalen til teamet eller ta en telefon. En prosjektleder kan også lage et  ukentlig spørreskjema som teamet kan besvare for å få oversikt over status og fremdrift. På denne måten kan man raskt oppdage om det finnes noe misnøye eller om det er behov for justeringer. Skjemaet inneholder mange ulike formuleringer på spørsmål som må tilpasses hvor i prosjektet dere befinner dere.

I et Prosperaprosjekt er det mange som vil og kan hjelpe. I første omgang er det fint å ta opp utfordringer med prosjektleder slik at hen kan lytte og eventuelt gjøre tilpasninger. Men både prosjektmentor og Prosperastiftelsens administrasjonen skal være tilgjengelig for å finne den beste løsningen for deg. Det viktigste er å ta det opp så tidlig som mulig, så det kan løses raskt.

Ta kontakt med oss i Prosperastiftelsens administrasjonen dersom du opplever at prosjektleder ikke tar det fulle prosjektleder-ansvaret. Prosjektmentor vil også kunne være en god sparringspartner her.

Prosperastiftelsen er tydelig på forventninger til dere som er frivillige med i et prosjekt: Du må kunne sette av 60 timer over 3 måneder. Noen ganger skjer det likevel uforutsette ting som gjør at det ikke er mulig å delta i prosjektet som planlagt. Dersom dette gjelder deg ber vi deg ta kontakt med prosjektkoordinator så snart som mulig slik at vi raskt kan finne en løsning.

Prosjektmottaker skal som et minimum være inkludert ved oppstart, midtveis og når leveransen ferdigstilles. Det kan i mange tilfeller imidlertid være klokt å ha hyppigere kontakt med prosjektmottaker for å sikre god dialog og forventningsstyring. Husk at organisasjonene dere bistår er veldig takknemlig for arbeidet dere gjør og er som regel mer enn villig til å delta i arbeidet dersom dere ønsker det.

Ved oppstart i prosjektet er det vanlig at prosjektleder er ansvarlig for kommunikasjonen med prosjektmottaker for å sørge for at prosjektgruppen har nødvendig informasjon og dokumentasjon. I denne fasen er det også viktig å sørge for at prosjektgruppen har forstått prosjektgruppens behov og bestilling. Hvis flere i gruppen er involvert underveis i arbeidet er det viktig at prosjektleder holdes godt informert og at resten av prosjektgruppen informeres om eventuelle innspill og kommentarer prosjektmottaker formidler. Under midtveisevalueringen vil også mentor notere innspill og sørge for at alle er omforent om arbeidet og retningen leveransen tar.

Ja, prosjektoppdraget vil ofte spisses, justeres eller endres i løpet av prosjektperioden. I introduksjonsfasen er en av prosjektgruppens viktigste oppgaver være å tolke oppdragsbeskrivelsen, og vurdere hvordan dere best kan svare denne ut. Denne prosessen påvirkes av flere elementer, som f.eks. hvordan oppdragsbeskrivelsen er utformet (åpen vs. konkret), og hvilken type kompetanse prosjektgruppa innehar. Kanskje er det også klokt å vurdere om man skal prioritere enkelte elementer i oppdragsbeskrivelsen av kapasitetshensyn? Det er svært viktig at prosjektmottaker involveres når prosjektoppdraget tolkes slik at dere vet at dere holder stødig kurs og at begge parter har samme oppfatning av hva leveransen skal være. Inviter dem gjerne på et prosjektmøte eller ta kontakt i etterkant av en diskusjon, og hør om ideene til dere i prosjektgruppen så langt er i samsvar med det de ønsker seg.

Det kan også forekomme at dere erfarer et behov for å gjøre endringer prosjektoppdraget når dere har innhentet informasjon i kartleggingsfasen. Informasjonen og kunnskapen dere kan gi ny informasjon og andre perspektiver, og kanskje bedre ideer? Ønsker prosjektmottaker seg det de egentlig har behov for? Som pro bono-konsulenter kan det også være dere ser ting på en litt annen måte enn organisasjonen selv. Igjen; sørg for kontinuerlig kontakt med prosjektmottaker for å sikre at dere er på riktig kurs.

Dersom du oppdager konflikter, kritikkverdige forhold eller andre forhold hos prosjektmottaker som gir grunnlag for bekymring må du ta kontakt med prosjektkoordinator i Prosperastiftelsens administrasjon. Det er viktig å påpeke at dette ikke er et ansvar som ligger på prosjektgruppen og deg som konsulent. Vi i Prosperastiftelsens administrasjon vil gjøre en vurdering av hvordan dette skal håndteres videre.

Du kan også benytte vårt skjema for anonym varsling.

Gjennom prosjektet kan det dukke opp tema som prosjektmottaker eller ett av teammedlemmene synes er spesielt interessante, men som ligger litt på siden av prosjektbeskrivelsen. Mange opplever det som krevende å skulle avfeie tema som andre har interesse for eller overstyre hva som skal være fokus.

Et godt verktøy i slike situasjoner kan være en parkeringsplass. En parkeringsplass er et dokument eller liste over tema som kan være interessant å besøke igjen senere i prosjektet, men som ikke er i fokus nå. Dette kan være tema som teamet kan ta tak i i slutten av prosjektet dersom de får tid, eller tema som teamet kan anbefale prosjektmottaker å ta tak i på et senere tidspunkt. Ved å skrive ned temaet som interessant men ikke i fokus akkurat nå, er det lettere å få alle tilbake til fokusområdet og å være imøtekommende og ikke overstyre andre teammedlemmer.

Prosjektrapporten er en oppsummering og ferdigstilling av arbeidet som er lagt ned i løpet av prosjektperioden. Formålet til rapporten er å dokumentere og hjelpe prosjektmottaker til å forstå prosessen, overbringe eventuelle råd/forslag og tilbakemeldinger prosjektgruppen har. Det er ikke et mål i seg selv at rapporten er lang eller veldig teknisk. Hensikten er heller å gi prosjektmottaker et nyttig og lesbart verktøy for å sette i gang med arbeidet prosjektgruppen har bidratt med å løse.

Overleveringsmøtet kan beksrives som en seremoni for fullført oppdrag. Dere i prosjektgruppen vil presentere hva dere har jobbet med, undersøkelser dere har gjennomført og viktige funn. Prosjektmottaker vil kunne stille spørsmål og det takkes for godt arbeid i de tre månedene som har gått.

Etter overleveringsmøtet avsluttes samarbeidet med prosjektmottaker og eventuell videre dialog med denne vil foregå gjennom Prosperastiftelsens administrasjon.

Ikke alle prosjekter i Prosperastiftelsen lar seg måle f.eks i konkrete tall ved prosjektslutt eller i løpet av det første året. Det vil imildertid ikke si, at vi ikke kan si noe om det har vært en vellykket prosess og prosjekt. I korte trekk er et Prospera-prosjekt vellykket hvis arbeidet som legges ned resulterer i konkret endring hos prosjektmottaker og hvis alle parter opplever prosessen som god. Viktige indikatorer er: Hvis samarbeidet innad i prosjektgruppen fungerte, hvis prosjektmottaker har vært involvert i prosessen og hvis leveransen oppleves som relevant og nyttig for prosjektmottaker. Da har vi lykkes og bidratt til økt samfunnsnytte gjennom vår innsats som prosjektgruppe.

Vi i Prosperastiftelsen kontakter alltid organisasjonen 6 måneder etter endt prosjekt for å høre hvordan det har gått med implementeringen av prosjektgruppens leveranse. Målet er at alle prosjektgrupper skal få en tilbakemelding av hvordan det har gått etter prosjektleveransen. Dette foregår ved at vi sender informasjon til prosjektgruppa per e-post.

Vi ønsker selvsagt våre konsulenter velkommen til å delta i flere prosjekter! Behovet for dyktige pro bono-konsulenter vil alltid være til stede, og jo mer erfaring våre konsulenter har jo bedre. Flere av dere vil erfare at vi også tar direkte kontakt når vi setter sammen en prosjektgruppe og dere har relevant kompetanse eller erfaring. Vi innser at det å bruke fritiden som pro bono-konsulent kan være krevende når det kombineres med f.eks. småbarn eller andre aktiviteter. Det er derfor helt i orden å gi beskjed om at du etter endt leveranse trenger en pause før du deltar igjen.

De færreste Prospera-prosjekter har et budsjett. All innsats og tilgjengelige ressurser er basert på frivillighet slik at mest mulig tilgjengelige midler går til å realisere prosjektmottakers formål og visjon. Hvis det er behov for midler for å realisere selve oppdraget prosjektgruppen skal bistå med å løse, er det viktig at dette tas opp og avklares med oss i Prosperastiftelsen og prosjektmottaker tidlig i prosessen.

Motivasjonen for å være med i et Prospera-prosjekt kan være flere og ulikt. Frivillighet gir en mulighet til å få utløp for engasjement og et ønske om å bidra. Samtidig gir deltakelse i et Prospera-prosjekt en mulighet til å møte andre, etablere nye relasjoner og dermed også et utvidet nettverk. Andre benytter muligheten til å tilegne seg ny kunnskap og erfaring, mens andre håper deltakelsen positivt påvirker karrieren.

Så gøy at du skal delta som konsulent for første gang! 

Alle prosjektene våre er forskjellige, samtidig finnes det noen fellestrekk. Vi skal hjelpe prosjektmottaker, altså en ideell organisasjon, med å løse et problem eller utfordring de har. For å bli litt kjent med organisasjonen kan det være lurt å se om den aktuelle organisasjonen har tilgjengelig informasjon på nettet og ta en rask titt for å forstå litt bedre hvem de er, samt hva og hvordan de formidler det de gjør. 

Det er også mulig å “tjuvstarte” litt ved å ta initiativ til å bli litt kjent med de andre som du skal samarbeide med. Kanskje du kan legge de andre til på LinkedIn? Sende en mail, ta en telefon? Eller kanskje dere til og med kan ta en rask oppstartsprat/felles kaffe før selve Kick-off møtet, for å bli litt bedre kjent med hverandre?

Noen organisasjoner har publisert rapportene/leveransene de mottok åpent på nettsidene sine:

• Bydelsmødrene, beregning av samfunnsgevinst
• Røde Kors Bergen, frivillighetsreise
• Hjelpekilden, kommunikasjonsstrategi
• Drammen Ballklubb, konseptutvikling

Velkommen til en ny verden

Du blir kjent med ildsjeler og spennende ideelle organisasjoner, og kommer dermed tett på de som løser noen av de vanskeligste problemene i samfunnet.

Mening, læring, nettverk

Når vi spør våre pro bono-konsulenter hva de opplever å få tilbake etter endt prosjekt svarer de fleste at det oppleves meningsfullt, at de erfarer masse læring og at de også får et utvidet nettverk.

Frivillighet med faste rammer

Gjennom mange år har vi utviklet et tydelig rammeverk for vår frivillighet, der omfang for det frivillige oppdraget er klart definert på forhånd – prosjektet varer således aldri mer enn 3 måneder. Våre frivillige forteller at dette gir en god og forutsigbar frivillighetsopplevelse.

De fleste prosjektgrupper er tverrfaglige. Prosjektgruppene er satt sammen med tanke på at gruppen som helhet skal ha nok kompetanse til å løse problemstillingen. I begynnelsen av prosjektet kartlegger gruppen sammen hvilke superkrefter (kompetanser) hvert gruppemedlem har. På bakgrunn av dette fordeles arbeid og ansvar innad i prosjektgruppa. Som hovedregel bidrar du med din fagkunnskap, mange vil likevel oppleve det som verdifullt og lærerikt å komme tett på og prøve seg litt innenfor andre områder enn man er vant med. Det vil også være slik at det kan være oppgaver som må løses som ingen i prosjektgruppa har dybdekunnskap i. Det vil normalt være prosjektleder som forslår hvem i gruppa som får hvilken oppgave. Erfaringsmessig er pro bono-konsulentene i prosjektgruppene svært flinke til å hjelpe og støtte hverandre for å finne gode løsninger.

Prosperastiftelsen samarbeider med ulike partnere for å kunne fasilitere pro bono-prosjekter. Stiftelsene spiller inn ideelle organisasjoner de har støttet med midler som kandidater for å motta et pro bono-prosjekt. Bakgrunnen kan være at stiftelsen er imponert over organisasjonens arbeid og ønsker å gi en ekstra gave, eller at de ser at organisasjonen kan lykkes enda bedre med sine mål om de får litt ekstra hjelp.