Slik kan du bruke prosjektstyrings-verktøy til å organisere arbeidet bedre

Før du går i gang

Det er flere tings om verdt å tenke på når du skal organisere arbeidet ditt gjennom en plattform på nett. Først og fremst er folkene som bruker verktøyene alltid det viktigste, uavhengig av hvilket du velger. Det vil si at de som bruker det er nødt til å gjøre det proaktivt, og de må prioritere å følge opp innholdet som ligger der. Det er mange eksempler på organisasjoner som stadig bytter til et nytt og “hipt” verktøy som skal løse problemene man har i det verktøyet man bruker fra før. Det nye funker stadig like dårlig som det gamle, fordi folk ikke er tilstede i løsningen slik at innholdet blir utdatert. Kanskje slutter folk å lese det som legges inn etter hvert og da blir det fort et unødvendig tidssluk å oppdatere også, en ond spiral. Med andre ord - vær sikker på at teamet ditt eller organisasjonen din er forberedt på å sette av tid til å forstå verktøyet og aktivt benytte det til å forbedre arbeidet deres over tid.

Før du begynner å bruke denne typen plattformer og verktøy anbefaler vi også at dere stiller dere selv noen spørsmål:

Hvor mange skal være med inn i arbeidet? Er det for eksempel 100 frivillige dere skal organisere, eller er det 2-5 personer i kjernen av organisasjonen? I så fall, hvor mye tid har dere til å vedlikeholde innholdet og skape engasjement blant deltagerne?
Hvor detaljert oppfølging trenger dere av oppgavene dere skal jobbe med? Hvor mye dokumentasjon og sporbarhet tilbake i tid trenger dere for eksempel?
Har dere et godt definert bilde av målene og behovene dere skal løse? (dette kan hjelpe med å finne ut hvor godt dere løser/er på vei mot å nå dem)
Er dere kjent med arbeidsmetoder som ofte kombineres med bruken av slike verktøy? (eksempelvis SCRUM)

Oversikt over tilgjengelige verktøy

1. Trello

Trello er et visuelt prosjektstyringsverktøy der du kan organisere oppgaver, fordele dem på folk og strukturere dem med merkelapper. Først oppretter du et arbeidsområde, og i dette området lager du “tavler/boards” for prosjektet du vil organisere. I slike tavler kan du organisere oppgavene i lister (grå bokser) med kort (hvite bokser) som har ulike merkelapper (de i mange farger). Du kan trykke på kortene for å se detaljerte beskrivelser og annet, for eksempel sjekklister eller vedlegg. Se eksempel i bildet nedenfor.

Trello tilbyr en gratisversjon og tre betalingsversjoner som gir mer funksjonalitet for flere brukere. I den som er gratis kan du lage 10 tavler som i bildet. Fordelen med Trello er at det er enkelt å bruke plattformen, for eksempel kan du dra og slippe alt du ser i bildet rundt omkring på tavlen. Ulempen er at det mangler en god angrefunksjon, i tillegg til at arkivering og dokumentasjon er krevende å få til dersom du må ha detaljert kontroll på det du gjør.
Du kan lese mer eller laste ned verktøyet her: Trello
Det er mange kreative eksempler ute på nett som viser hvordan du kan bruke funksjonene i Trello effektivt. En god video som viser mer om Trello finner du her: How To Use TRELLO for Beginners + Workflow Examples [TRELLO TUTORIAL]

2. Asana:

Asana er et annet allsidig prosjektstyringsverktøy som tilbyr lignende funksjoner som Trello. Verktøyet har et større antall funksjoner enn Trello, blant annet en egen måte å følge opp mål som ikke Trello og andre ikke har. Som du kan se i bildet under så er alt dette synlig fra hovedsidene. Med andre ord har du flere muligheter til hvordan bruke verktøyet, og organisere noe på litt mer avanserte måter. Samtidig er det også mer komplisert å lære seg for de som skal ta det i bruk for første gang.

Asana tilbyr også en gratisversjon. Verktøyet er riktignok en god del dyrere å bruke enn Trello dersom du vil oppgradere til betalingsversjonene.
Du kan lese mer eller laste ned verktøyet her: Asana
En god video som viser mer om Asana finner du her: How To Use Asana For BEGINNERS! [FULL Asana Tutorial 2023]

3. Microsoft Planner:

Microsoft Planner er en integrert del av Microsoft 365 og tilbyr enkel prosjektstyring med tavler, oppgaver og samarbeidsmuligheter på lignende måte som de forrige verktøyene. Det er likevel ikke like populært å bruke, og har ikke alle de samme funksjonene. Fordelen med Planner er at du har tilgang til det hvis du bruker SharePoint/Teams og Office-pakken, og betaler for dette allerede. Microsoft lager produktene sine slik at de skal snakke sammen best mulig. Med andre ord har de noen muligheter for å få bedre sammenheng med filene du lager og andre Microsoft-tjenester, som kan funke bra om du skal organisere større prosjekter.

Microsoft tilbyr i hovedsak Planner som en del av Microsoft 365-pakken.
Mer finner du her: MS Planner
En god video som viser mer om Planner finner du her: How to use Microsoft Planner

Andre verktøy du kan sjekke ut

Markedet tilbyr en rekke andre tjenester i tillegg til de tre som er nevnt ovenfor. Blant disse er:

Tips og triks

Etter hvert som du kommer godt inn i verktøyene, og eventuelt bruker betalingsversjonene, så vil du kunne prøve deg på automatisering. For eksempel tilbyr Trello svært mange "plug-ins", altså løsninger som noen andre enn Trello har laget, og som utvider løsninger med ting som gjør livet ditt lettere. Skulle du for eksempel bruke Slack som kommunikasjonsverktøy så kan du også få Trello til å gi varsler direkte til dere der.

Takk til Gjensidigestiftelsen for støtte til å utvikle verktøy for frivillig sektor til gratis viderebruk.