Slik lager du BarCamp

Dersom du ønsker å rette fokus mot et tema og samle mange ulike organisasjoner bak et strategisk mål, utvikle et nettverk eller en organisasjon med bred forankring og kvalitetssikring, er BarCamps et godt verktøy.

Prospera har benyttet BarCamps for å utvikle vår tjeneste. I 2020 hadde Prospera fem ansatte og 1000 frivillige fagspesisialister. Målet for de 5 ansatte er å utvikle et optimalt nettverk for de 1000 frivillige. Det er de frivillige som er ekspertene på egne opplevelser. Altså er det åpenbart veldig lurt å involvere de frivillige i utviklingen av tjenesten. BarCamps gjør det mulig å la de frivillige ta den strategiske ledelsen.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Hensikt

Prospera har benyttet BarCamps for å utvikle vår tjeneste. I 2020 hadde Prospera fem ansatte og 1000 frivillige fagspesisialister. Målet for de 5 ansatte er å utvikle et optimalt nettverk for de 1000 frivillige. Det er de frivillige som er ekspertene på egne opplevelser. Altså er det åpenbart veldig lurt å involvere de frivillige i utviklingen av tjenesten. BarCamps gjør det mulig å la de frivillige ta den strategiske ledelsen.

Dersom du ønsker å rette fokus mot et tema og samle mange ulike organisasjoner bak et strategisk mål, utvikle et nettverk eller en organisasjon med bred forankring og kvalitetssikring, er BarCamps et godt verktøy.

Forarbeid

• BarCampen kan ha ett overordnet tema, eller være helt åpen.
• Invitasjonen kan gå ut bredt og for eksempel inkludere kunder, beslutningstakere og andre interessenter. Eller den kan gå ut spisset til en gruppe mennesker som deler samme faglige interesser eller engasjement.
• Man bør sørge for minimum 24 deltakere og dermed kunne danne minst fire grupper på seks personer.
• Man bør ikke ha mer en 72 deltakere. Da får man fire parallelle sesjoner i tre runder. Dette vil nok være et heldagsevent.

Dette trenger du

• Du trenger post it-lapper i ulike størrelser, tusjer og gjerne flip over-tavler til hver gruppe. Bruk tape til å lage en tom timeplan på en vegg.

Introduksjon

• Hold en kort introduksjon om teamet som skal adresseres.
• Informer om at målet med BarCampen er å bryte deltakerne opp i ulike deler, lage små arbeidsgrupper som adresserer disse og samles igjen i plenum for å presentere de løsninger som er jobbet frem.
• Informer om at det vil bli opprettet arbeidsgrupper som går til sine bestemte plasser og utvikler en løsning eller en fremgangsmåte for å håndtere det bestemte temaet som er fremmet.

Gjennomføring

1. Alle deltakere har fem minutter på å skrive ned utfordringer eller muligheter som de vil at deres arbeidsgruppe skal adressere. En ting per lapp. Skriv med tusj.
2. Alle deltakere stiller seg i en kø.
3. Første person i køen presenterer sin utfordring knyttet til temaet og fester denne lappen på en ledig tid i timeplanen på veggen.
4. Nestemann presenterer sin utfordring - eller mulighet - og fester denne lappen på en ledig tid i timeplanen på veggen.
5. Dersom noen presenterer beslektede utfordringer festes disse på samme tid.
6. Fasilitator sjekker av på hvert tema at man har en god oppslutning blant deltakere til å gjennomføre et gruppearbeid.
7. Deltakerne fordeler seg på de ulike temaene som er identifisert.
8. Gruppene går hvert til sitt og jobber med sitt tema. En sesjon kan være en brainstorming, en felles skriveøkt eller en kravspesifikasjon for en applikasjon eller noe helt annet. Sesjonen ledes gjerne av den som foreslo temaet.
9. Gruppene samles igjen til å presentere sine løsninger i plenum.
10. Det kan oppstå erkjennelser eller viktige temaer underveis. Da bør fasilitatorene identifisere dette og legge til rette for break out-sesjoner.

Etterarbeid

• Det er viktig å dokumentere alt som skjer under BarCampen. Hver sesjon velger en egen “dokumentør”.
• Arrangøren samler spørsmål, ideer, funn og observasjoner i en rapport som sendes ut til alle deltagere.
• Deltagerene får mulighet til å kommentere og legge til elementer til dokumentasjonen.
• Her kan du se et eksempel på dokumentasjon etter en BarCamp.

Tips

• Start gjerne BarCampen med en ice breaker-øvelse, f.eks The Ball Point Game
• Det er viktig at én person er ansvarlig for å sørge for at gruppene holder tiden. Fasilitator kan ta dette ansvaret, eller delegere det til en annen deltaker.
• Les mer om ulike workshop-metoder du kan benytte.
• BarCamp kan også gjennomføres digitalt, da er det viktig å bruke en kommunikasjonsplattform som har en funksjon for å dele opp i grupper (f.eks. Zoom, Teams, Google Meets). Husk at digitale workshoper krever minst like mye planlegging som en fysisk workshop, test at alt fungerer på forhånd.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!