Slik tas gode beslutninger i en organisasjon

Hensikt

Målet med Go/No go-analysen er å sørge for at man har nok informasjon før beslutninger tas. Mange beslutninger som tas i organisasjoner blir aldri implementert. Bruk av denne metodikken gir deg også en god, åpen og velbegrunnet beslutningsprosess der det som besluttes faktisk lar seg implementere.

Verktøyet er utviklet av frivillige pro bono-konsulenter. Vil du bidra med din kompetanse for å skape samfunnsnytte? Les mer og registrer deg som frivillig her!

Ja eller nei?

Analysen viser hva som bør være på plass før du sier JA til en spennende mulighet for din organisasjon. Analysen viser også når man bør si NEI. Da kan man unngå å kaste bort tid, kapasitet og ressurser på prosjekter som det uansett ikke var realistisk at skulle lykkes.

Bedre implementering

Å implementere betyr å gjennomføre en endring eller å realisere en ide – sette den ut i live. Når du sier JA til en beslutning er det ofte fortsatt langt igjen til implementering.

Her er noen typiske grunner til at tiltak som besluttes av en organisasjon ikke blir implementert.

Tiltaket løser ikke et faktisk behov
Det finnes ikke ressurser (tid/penger) til å gjennomføre tiltaket
Det er uklart hvem som har ansvar for gjennomføringen
Det finnes ingen plan for gjennomføringen
De som blir påvirket er ikke enige at i tiltaket skaper verdi
De som blir påvirket av tiltaket kommer for sent inn i prosessen
Det er utydelig når tiltaket skal anses som implementert

Ved å bruke No/No-go analysen kan du sørge for at disse viktige punktene er avklart før beslutningen tas.

Forarbeid

Før du bruker verktøyet, bør du kartlegge hvem som er de viktigste interessentene. Med det menes alle som blir berørt av endringen du er i ferd med å gjennomføre. Det kan gjelde kundene dine, eller dine ansatte, det kan gjelde andre støttespillere, eller mer perifere aktører.

Slik gjør du det

Samle alle relevante interessenter (f.eks. beslutningstakere, problemeier, berørte parter) og forsøk å svare på spørsmålene. Du må selv ta stilling til hvilke interessenter som vil gi deg best input. Et godt tips er å lese spørsmålene på forhånd og tenke gjennom hvem du må involvere for å kunne besvare alle spørsmålene.

Det kan hende dere må stoppe opp og hente inn mer informasjon fra interessenter underveis i prosessen. Dere må selv avgjøre hvor mange representanter som skal involveres. En tommelfingerregel er at man ikke trenger å snakke med fler enn 5 brukere.

Go NoGo-analysen

Hva er hensikten med dette initiativet?
På hvilket nivå hører dette initiativet egentlig hjemme?
Hvilke behov vil dette svare på? Hva vil denne endringen forbedre, effektivisere eller forenkle hos oss?

Er svaret på spørsmål 3) uklart eller negativt si nei og stopp prosessen.
Hva vil denne endringen kreve av oss i tid og ressurser?
Har vi tid og ressurser til å implementere denne endringen?
Hvis ikke, når har vi det? Hvis vi ikke har og ikke kommer til å få det, er det andre som kan gjøre det for oss?

Er svaret på spørsmål 5) nei, vurder på ny hva som må til for at svaret skal bli ja. Hvis fortsatt nei, stopp prosessen.

Har vi all informasjonen vi trenger? Forstår vi omfanget av endringen?Hvis ikke, legg til side og innhent mer informasjon. Når tilfredsstillende informasjon/dokumentasjon er innhentet, gå videre.
Hvem blir påvirket av denne endringen?
Ledere, ansatte, avdelinger, partnere, «kunder»
Hvem må informeres om initiativet fra starten og hvem må informeres senere?
Hvem må inkluderes fra starten av prosessen og hvem må inkluderes senere? Er alle nevnt ovenfor faktisk nødvendige for å gjennomføre/implementere? Når må andre inkluderes?
Hvem har ansvaret for at implementeringen blir gjennomført?
Plan skal på plass før implementeringen starter.
Når kan vi si at implementeringen er gjennomført?